1 Einleitung 5
1.1 Was ist BulkPDF und wie funktioniert es? ................ 5
1.2 Funktionen .................................. 6
1.3 Anforderungen ................................ 9
1.3.1 System ................................ 9
1.3.2 Datenquelle - Tabellenkalkulationsdatei . . . . . . . . . . . . 9
1.3.3 Datenquelle - Microsoft SQL Server . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.4 Datenquelle - Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.5 JSON ................................. 11
1.3.6 XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.3.7 Datenquelle - MySQL / MariaDB Server . . . . . . . . . . . . . 12
1.3.8 PDF-Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.4 Standard PDF-Formular-Feldtypen und passende Daten . . . . . . . 13
1.4.1 Textbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.2 Checkbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.3 Radio button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4.4 Listbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4.5 Combobox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.5 BulkPDF Business Spezial-Feldtypen und passende Daten . . . . . . 15
1.5.1 Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.2 Bild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.3 Dateianhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.4 Zusätzlich Schaltflächen zum Ausfüllen von eingescannten
Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.5 Zusätzliche „Textbox” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.6 Zusätzlicher „Radio button” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.7 Zusätzlicher „Checkbox button” . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.8 Barcodes ............................... 16
1.6 Installation & Lizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.6.1 Grafische Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.7 Unbeaufsichtigte Installation (Silent installation) . . . . . . . . . . . 18
1.7.1 Lizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.7.2 Mehrbenutzer- / Terminal-Server-Lizenzen . . . . . . . . . . 19
2 Anwendungsszenarien (Schritt für Schritt-Erklärung) 20
2.1 Mitgelieferte Beispieldateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1.1 Beispieldateien im Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1.2 Ausfüllen des Beispiel-PDF-Formulars . . . . . . . . . . . . . 22
3 Benutzeroberfläche im Detail (GUI) 32
1
3.1 Startseite ................................... 32
3.1.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.1.2 Lizenzaktivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.1.3 Konfiguration: Speichern & Laden . . . . . . . . . . . . . . . . 35
3.2 Datenquellen ................................. 36
3.2.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.2.2 Excel / Tabellenkalkulationsdateien . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.2.3 Microsoft SQL Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.2.4 Microsoft SQL Server Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . . . 41
3.2.5 Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3.2.6 Microsoft Access Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . . . . . . 44
3.2.7 JSON ................................. 45
3.2.8 XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
3.2.9 Tabellenkalkulation / Excel (Vertauschte Spalten und Zeilen) 48
3.2.10 MySQL/MariaDB Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
3.2.11 MySQL/MariaDB Server Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . 50
3.3 PDF-Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.3.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3.3.2 PDF-Vorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.3.3 Zuweisung von Daten zu PDF-Formular-Feldern . . . . . . . 55
3.3.4 Textbox & Allgemeine Feld-Datenauswahl . . . . . . . . . . . 56
3.3.5 Datenquelle für Formular-Feld nutzen . . . . . . . . . . . . . 58
3.3.6 Konstanten Text für Formular-Feld setzen . . . . . . . . . . . 60
3.3.7 Schreibschutz auf einzelnen Formular-Feldern . . . . . . . . 61
3.3.8 Datumsformatierung bei Formular-Feldern . . . . . . . . . . 62
3.3.9 Checkbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.3.10 Radiobuttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
3.3.11 Listbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
3.3.12 Combobox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3.13 Barcodes im Allgemeinen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3.14 QR-Code ............................... 68
3.3.15 Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.3.16 Bild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.3.17 Dateianhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.4 Optionen ................................... 72
3.5 Fertigstellung ................................. 77
3.6 E-Mail-Entwurfsgenerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3.7 Sonstiges ................................... 84
3.7.1 Support-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
2
3.7.2 Dokumentation-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.7.3 Fehler-Fenster (Exception) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
3.7.4 Schriftart-Auswahl & Schriftfarben-Auswahl . . . . . . . . . . 87
3.7.5 Weitere Funktionalitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
4 Kommandozeile (BulkPDF-Business-Console) 90
4.1 Parameterliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
4.2 Ausgaben der Konsolenanwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5 Konfigurationsdateien 96
5.1 Relative Pfade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.2 Beispiel-Auszüge aus einer Konfigurations-Datei . . . . . . . . . . . . 97
5.2.1 NormalFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.2.2 SpecialFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.2.3 Globale Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.2.4 FilenameGenerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.2.5 E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
6 Tipps und Tricks 103
6.1 PDF-Formulare mit PDFescape erstellen oder reparieren . . . . . . . 103
6.2 PDF-Formulare mit LibreOffice / OpenOffice Writer erstellen . . . . 103
6.2.1 Textfeld-Beispiel (Textbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
6.2.2 Optionsfeld-Beispiel (Radiobutton) . . . . . . . . . . . . . . . 105
6.2.3 Markierfeld (Checkbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
6.2.4 Listenfeld (Listbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
6.2.5 Kombinationsfeld (Combobox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.3 Signatur erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.4 Datumsformatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.5 Connection-String . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
6.6 Gleichzeitiges ausdrucken Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
7 Häufig gestellte Fragen (FAQ) 112
7.1 Was hat BulkPDF Business für Systemanforderungen? . . . . . . . . . 112
7.2 BulkPDF lässt sich nicht installieren. [Windows SmartScreen] . . . . 112
7.3 Werden meine Dateien bzw. Daten hochgeladen oder verlassen in
irgendeiner Weise meinen Computer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.4 Gibt es das Programm für Mac OS? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.5 Von wie vielen Benutzern darf eine Lizenz gleichzeitig verwendet wer-
den? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.6 Auf wie vielen Computern kann eine Lizenz genutzt werden? . . . . 113
3
7.7 Ich bekomme folgende Meldung „Der Lizenzschlüssel wird derzeit
bereits von mehreren Geräten verwendet”. Was bedeutet das? . . . . 113
7.8 In der PDF-Vorschau werden die Formular-Felder nicht an der richti-
gen Position bzw. verschoben angezeigt . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7.9 Es werden keine PDF-Formular-Felder in BulkPDF Business angezeigt114
7.10 Unicode Zeichen in Acrobat Reader werden nicht richtig dargestellt
(Chinesisch, Kyrillisch, Arabisch, etc) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7.11 Windows öffnet immer das falsche PDF-Anzeigeprogramm oder den
Webbrowser (Chrome, Edge) zum Anzeigen von PDF-Dateien . . . . 115
7.12 System.InvalidCastException: Could not convert data to boolean . . 116
7.13 System.IndexOutOfRangeException: "Nur X Optionsfelder in der Gruppe
gefunden. Ausgewählter Index war Y." . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
7.14 System.InvalidOperationException: The ’Microsoft.ACE.OLEDB.12.0’
provider is not registered on the local machine. . . . . . . . . . . . . . 116
7.15 Es werden keine Daten in der Excel-Datei erkannt. . . . . . . . . . . . 116
7.16 Das Datums-Feld wird zusätzlich mit 00:00:00 angegeben. Wie kann
das entfernt werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
7.17 Ich habe meine Datenquellendateien (Excel, CSV, usw.) oder meine
PDF-Datei verschoben. Funktionieren noch meine BulkPDF-Business-
Konfigurationsdatei? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
7.18 Bei dem Aufruf der Konsolenanwendung über ein Batch-Skript wer-
den Zeichen, wie bspw, deutsche Umlaute, nicht korrekt übertragen 117
7.19 Kombinationen von mehreren Spalten für ein Feld . . . . . . . . . . . 117
7.20 „Checkbox” oder „Radio button” sollten laut Daten und Preview in
dem XFA PDF angewählt sein, sind es aber in Acrobat Reader . . . . 117
7.21 Wie kann ich das Zahlenformat in meinem generierten PDF korrigieren?
Es hält nicht das in der Tabelle eingestellte Format bei. Wie kann
man bspw. Zahlen mit zwei Dezimalstellen und einem EUR-Symbol
am Ende anzuzeigen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
8 Referenzen 119
4
1
Einleitung
1.1 Was ist BulkPDF und wie funktioniert es?
Kurz zusammengefasst: BulkPDF erkennt automatisch die verfügbaren Daten in
der ausgewählten tabellarischen Datenquelle (Excel, SQL - Datenbanken, etc.). Die
gefunden Spaltennamen können dann manuell und/oder automatisch den For-
mularfeldern zugewiesen werden. Nachdem das Ausfüllen gestartet wurde, geht
die Software Zeile für Zeile durch die Tabelle und fügt den Zellwert in das PDF-
Forumlar ein. Die PDF-Datei wird dann mit dem ebenfalls aus der Tabelle be-
zogenen Dateinamen abgespeichert. Folglich erhält man ein ausgefülltes PDF-
Formular, welches bereit ist, verschickt zu werden.
5
1.2 Funktionen
Folgend eine kurze Übersicht sowie eine detaillierte Auflistung der Funktionen des
Programms.
Kurze Übersicht
Einfach zu bedienen Ohne Expertenwissen, übersichtlich und einfach zu bedienen.
Optimieren für die Zukunft Einmal erstellt, kann eine PDF-Konfiguration schnell
wieder verwendet werden.
Datenquellen-Unterstützung Verschiedene Datenquellen werden unterstützt (Zum
Beispiel: Excel, CSV, SQL-Datenbanken, ...)
Datenschutz Ohne Cloud. Ohne Hochladen von Ihren Daten. Unter Einhaltung
der europäischen Datenschutzbestimmungen. Made in Germany.
Updates Das Programm wird stetig weiterentwickelt und mit neuen Funktionen
ausgestattet.
In wenigen Schritten zur Automatisierung
• 1. Datenquelle wählen
6
• 2. Daten den PDF-Formular-Feldern zuweisen, manuell und/oder automa-
tisch
• 3. Dateinamen wählen
Hunderte PDF-Dokumente gleichzeitig erstellen Beliebig viele ausgefüllte PDF-
Dokumente gleichzeitig mit einem Klick erstellen.
Barcodes Verschiedene Barcodes werden unterstützt. (Zum Beispiel: QR, Data-
Matrix, PDF417, EAN8, EAN13, Codabar, Code11, Code39, Code93, Code128[A,B,C],
GS1-128, UPC)
Weitere Funktionen
• AcroForm und XFA Unterstützung
• PDF Signaturen
• Datenabhängige Dateinamen
• Schreibschutz
• Bilder und Hyperlinks
• PDF-Datei
Detaillierte Funktionsauflistung
• Software Lizenz: Proprietär
• PDF-Formulare automatisch ausfüllen lassen
• Kein Wasserzeichen (Außerhalb der DEMO)
• Unbeschränkte Anzahl an PDF-Dateien
• Moderne übersichtliche Oberfläche
• Aktive Weiterentwicklung
• Live PDF Vorschau
• PDF-Dateien signieren
• Microsoft Excel
• LibreOffice / OpenOffice
7
• Microsoft SQL Server
• MySQL / MariaDB
• Dynamische PDF Dateibenennung
• PDF Kompression
• Datums-Formatierung
• Bilder
• Hyperlink
• E-Mail-Entwurfsgenerator
• Unidimensional Barcode (Codabar, Code11, Code128A, Code128, Code128B,
Code128C, Code39, Code93, CodeUpc, Ean13, Ean8, GS1Code128)
• Bidimensional Barcode (Pdf417, DataMatrix_Barcode, QR)
• Dokumentation: Ja, aber noch im Ausbau.
• Ohne Internet (Offline) nutzbar: Ja, nach einer einmaligen Online-Aktivierung.
• Unterstützt BulkPDF Freeware Konfigurationsdateien
• Unterstzützt BulkPDF-Business Konfigurationsdateien
• Konsolenanwendung (Batch-Script Integration)
• Unterstützung von verschieden Schriftsystemen (Unicode)
• Auswahl an gut aussehenden Schriftarten für verschiedene Sprachen bzw.
Schriftsysteme: In Entwicklung.
• Eigene Schriftarten
• AcroForm
• XFA: Ja, ggf. werden aber manche XFA-Dokumente nicht unterstützt.
• Windows
• Mac OS: Nein, aber mit einer Virtuellen Maschine nutzbar (Zum Beispiel:
Parallel Desktop, VirtualBox)
• Linux: Nein, aber mit einer Virtuellen Maschine nutzbar (Zum Beispiel: Vir-
tualBox)
8
1.3 Anforderungen
1.3.1 System
Kompatibel mit Windows 7, Windows 8, Windows 10 und Windows 11. Es werden
ca. 500 MB Speicherplatz zur Installation benötigt. Das Programm benötigt einma-
lig eine Internetverbindung für die Lizenzaktivierung.
1.3.2 Datenquelle - Tabellenkalkulationsdatei
Um die Daten in der Tabellenkalkulationsdatei nutzen zu können, muss ein be-
stimmtes Format der Daten gegeben sein. Die erste Zeile gehört grundsätzlich
den Spaltennamen. Diese sollten einen eindeutigen und verständlichen Namen
besitzen, da sie im Programm zur Auswahl der gewünschten Datensätze benutzt
werden. BulkPDF überprüft die Spaltennamen bis es auf eine leere Zelle stößt. Da-
her darf bspw. die erste Zeile in der ersten Spalte nicht leer sein, da sonst kein
weiteren Daten gefunden werden. Danach ermittelt das Programm die maximale
Anzahl Zeilen in der Tabelle. Dafür geht das Programm Zeile für Zeile durch und
hört erst auf, wenn eine Zeile komplett aus leeren Zellen besteht.
Ein gültige Tabelle könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
Vorname Nachname Adresse ...
Mueller Bernd Weit-Weit-Weg ...
Mustermann Max Mustermann Straße ...
Musterfrau Marie Mustermann Straße ...
... ... ... ...
Für ein weiteres Beispiel kann die mitgelieferte Beispiel-Tabellenkalkulationsdatei
betrachtet werden (siehe 2.1.1).
Weiterhin gibt es als eigene Datenquelle das Einlesen von Tabellenkalkulations-
datei, bei dem das Verhalten von Spalten und Zeilen vertauscht ist, damit bspw. fol-
gende Tabelle auch genutzt werden kann (Siehe für mehr Informationen Abschnitt
3.2.9):
First name Bernd Max Marie ...
Last name Mueller Mustermann Musterfrau ...
Adress Weit-Weit-Weg Mustermann Straße Mustermann Straße ...
... ... ... ... ...
Es ist erwähnenswert, dass die Verwendung von Excel-Funktionen in der Excel-
Datenquelle unterstützt wird und diese eine nützliche Möglichkeit bietet, um Daten
9
zu verarbeiten und vorzubereiten, bevor sie in das PDF-Formularfeld eingefügt
werden.
Folgende Tabellenkalkulations-Datei-Formate werden vom Programm unterstützt[7]:
File Type Container Format File Format Excel Version(s)
.xlsx ZIP, CFB+ZIP OpenXml 2007 and newer
.xlsb ZIP, CFB OpenXml 2007 and newer
.xls CFB BIFF8 97, 2000, XP, 2003
98, 2001, v.X, 2004 (Mac)
.xls CFB BIFF5 5.0, 95
.xls - BIFF4 4.0
.xls - BIFF3 3.0
.xls - BIFF2 2.0, 2.2
.csv - CSV (All)
1.3.3 Datenquelle - Microsoft SQL Server
Für die Nutzung von Daten von einem Microsoft SQL Server stehen mehrere Vari-
anten zur Datenbeschaffung zur Verfügung.
Zum einen kann die Option gewählt werden, bei der man schlicht einen „Connection-
String” eingibt und dann für die jeweilige Datenbank automatisch alle verfügbaren
Tabellen angezeigt werden. Von diesen Tabellen kann dann eine ausgewählt wer-
den, die als Datenquelle fungiert. Für gültige „Connection-String”-Beispiele schauen
Sie sich bitte Abschnitt 6.5 an.
Die zweite Option ist die Möglichkeit, neben dem „Connection-String”, schlicht
eine SQL-Abfrage einzugeben, die einem die gewünschten Daten ausgibt. Diese
Option erlaubt damit die volle Funktionalität von T-SQL auf dem Microsoft SQL
Server für die Datenquelle innerhalb von BulkPDF zu nutzen.
1.3.4 Datenquelle - Microsoft Access
Für die Nutzung von Daten von einem „Microsoft Access”-Server stehen mehrere
Varianten zur Datenbeschaffung zur Verfügung.
Zum einen kann die Option gewählt werden, bei der man schlicht eine Datenbank-
Datei (.accdb oder .mdb) auswählt und dann für die jeweilige Datenbank automa-
tisch alle verfügbaren Tabellen angezeigt werden. Von diesen Tabellen kann dann
eine ausgewählt werden, die als Datenquelle fungiert.
Die zweite Option ist die Möglichkeit, neben der Datei, eine SQL-Abfrage einzugeben,
die einem die gewünschten Daten ausgibt. Diese Option erlaubt damit die volle
Funktionalität von SQL auf der Microsoft Access Datenbank für die Datenquelle
innerhalb von BulkPDF zu nutzen.
10
In manchen Fällen kann es notwendig sein fehlende Abhängigkeiten, wie das „Mi-
crosoft Access Database Engine 2010 Redistributable 64 Bit Version” herunterzu-
laden und zu installieren, siehe dazu Punkt 7.14.
1.3.5 JSON
Um die Daten in einer JSON-Datei nutzen zu können, muss ein bestimmtes For-
mat der Daten gegeben sein. Folgende JSON-Struktur wäre im kompletten Zustand
bspw. einlesbar in BulkPDF:
1{
2"Table": [
3{
4"Last_name":"Mueller",
5"First_name":"Bernd",
6"Adress":"Weit-Weit-Weg",
7"Checkbox_Value":"Yes",
8"Radio_button_value":"2",
9"Combobox_Value":"Kuchen"
10 },
11 {
12 "Last_name":"Mustermann",
13 ...
14 "Combobox_Value":"Test"
15 },
16 ...
17 ]
18 }
1.3.6 XML
Um die Daten in einer XML-Datei nutzen zu können, muss ein bestimmtes For-
mat der Daten gegeben sein. Folgende XML-Struktur wäre im kompletten Zustand
bspw. einlesbar in BulkPDF:
11
1<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2<root>
3<row>
4<Last_name>Mueller</Last_name>
5<First_name>Bernd</First_name>
6<Adress>Weit-Weit-Weg</Adress>
7<Checkbox_Value>Yes</Checkbox_Value>
8<Radio_button_value>2</Radio_button_value>
9<Combobox_Value>Kuchen</Combobox_Value>
10 </row>
11 <row>
12 <Last_name>Mustermann</Last_name>
13 ...
14 <Combobox_Value>Test</Combobox_Value>
15 </row>
16 ...
17 </root>
1.3.7 Datenquelle - MySQL / MariaDB Server
Die Einbindung von Daten aus einem MySQL oder MariaDB Server in BulkPDF
kann auf mehreren Pfaden realisiert werden.
Eine der Möglichkeiten beinhaltet die Eingabe eines „Connection-Strings”, durch
welchen die verfügbaren Tabellen der zugehörigen Datenbank automatisch aufge-
listet werden. Aus dieser Auflistung kann dann eine Tabelle als Datenquelle aus-
gewählt werden. Für Musterbeispiele gültiger „Connection-String”-Formate, beziehen
Sie sich bitte auf Abschnitt 6.5.
Ein weiterer Weg besteht darin, neben dem „Connection-String”, direkt eine SQL-
Abfrage zu formulieren, die die benötigten Daten bereitstellt. Mit dieser Meth-
ode kann die volle Bandbreite der SQL-Funktionen auf dem MySQL oder MariaDB
Server genutzt werden, um die Datenquelle innerhalb von BulkPDF zu konfiguri-
eren.
1.3.8 PDF-Formular
Ein PDF-Formular ist eine PDF-Datei die Formular-Elemente im Format von Acro-
Forms oder XFA besitzt. Erkennbar sind solche Formular-Elemente beispielsweise
in Acrobat Reader, wenn man z.B. in eine Textfeld klicken und einen Text eintragen
kann. Wenn man wiederum im Acrobat Reader notwendigerweise erst den Rah-
men des Textfeldes selbst ziehen muss, um einen Text einzutragen, dann handelt
es sich nicht um ein PDF-Formular im eigentlichen Sinne, sondern um eine PDF-
12
Datei, die ein Formular darstelltt. Diese Darstellung ist dann nur ein eingescanntes
Bild oder ein mit sichtbaren Zeichen (z.B. Unterstrichen) markiertes Formular, das
nur in der ausgedruckten Version händisch ausgefüllt werden kann. Solche Doku-
mente werden nur sehr zweitklassig von BulkPDF Business mit den zusätzlichen
„Textbox”, „Radio button” sowie „Checkbox” Spezial-Feldtypen unterstützt.
In einem richtigen PDF-Formular besitzen alle diese Formularfelder einen Namen
sowie ggf. bereits einen Wert oder einen Standard-Wert. Für eine leichtere Nutzung
von BulkPDF sollten die Formularfeldnamen in der PDF-Datei sprechend sein, damit
diese beim Zuweisen der Daten in BulkPDF leicht identifiziert werden können.
Siehe als gültiges Beispiel das mit dem Programm mitgelieferte Beispiel-Formular
oder den Abschnitt 2.
1.4 Standard PDF-Formular-Feldtypen und passende Daten
In diesem Unterkapitel wird folgend auf alle Feldtypen beschreibend eingegan-
gen, die in einem PDF-Formular vorkommen können. Weiterhin wird auch auf die
Daten eingegangen die BulkPDF Business erwartet für eine korrekte Ausfüllung der
Felder.
1.4.1 Textbox
Ein „Textbox”-Feld enthält einen Text, der je nach Ausführung einzeilig oder mehrzeilig
sein kann. Weiterhin kann bei einem solchen Feld die Schriftart, Schriftgröße sowie
ein Schreibschutz gesetzt werden. Ausgehend von der gewählten Schriftart werden
alle denkbaren Zeichen unterstützt.
1.4.2 Checkbox
Ein „Checkbox”-Feld kann ausgewählt oder nicht ausgewählt sein.
Zum Ausfüllen dieses Feldtyps können folgende Werte genutzt werden:
13
„X” Ausgewählt „ ” Nicht ausgewählt
x
1 0
true false
on off
y n
yes no
ja nein
oui non
sí
1.4.3 Radio button
Ein „Radio button” ist eigentlich eine Gruppe von auswählbaren „Checkbox” ähn-
lichen Feldern, bei der aber nur eines dieser Elemente ausgewählt sein kann. Zum
Ausfüllen dieses Feldtyps muss eine Zahl angegeben werden, die dem Index des El-
ements entspricht. In dem folgenden Beispiel wäre „Männlich” der Wert „1”, „Weib-
lich” der Wert „2” und „Divers” der Wert „3”.
1.4.4 Listbox
Eine „Listbox” ist ein Listen-Feldtyp bei dem abhängig von den PDF-Formular-
Einstellungen ein oder mehrere Werte aus der Liste ausgewählt sein können. Zum
Ausfüllen können die durch den Ersteller des PDF-Formulars vorgegebenen Werte
genommen werden, ob über einen konstanten Wert oder dynamisch über eine Daten-
quelle. Bei der dynamischen Variante muss der zu selektierende Text wie in dem
PDF-Formular ausgeschrieben sein.
1.4.5 Combobox
Eine „Combobox” verhält sich weitestgehend wie eine „Listbox” mit dem Unter-
schied, dass für diesen Feldtyp angedacht ist, dass man auch eigene nicht vorgegebene
14
Werte, nutzen kann.
1.5 BulkPDF Business Spezial-Feldtypen und passende Daten
1.5.1 Hyperlink
Ein Hyperlink besteht aus zwei Komponenten, dem Text und der URL, auf die ver-
wiesen werden soll. Beide Werte müssen neben der Position des Feldes festgelegt
werden. Ebenfalls lässt sich eine Schriftart für einen Hyperlink einstellen.
1.5.2 Bild
Ein Bild benötigt neben einer Position und der gewünschten Größe einen Datei-
pfad als Wert. Folgende Dateitypen werden dabei unterstützt:
1. BMP
2. JPEG
3. GIF
4. PNG
5. TIFF
6. ICO & ICON
1.5.3 Dateianhang
Ein Dateianhang einen Pfad zu einer Datei auf dem System als Wert. Die Beschrei-
bung der Datei ist der Dateiname und der MIME-Type wird anhand der Dateien-
dung automatisch ermittelt.
1.5.4 Zusätzlich Schaltflächen zum Ausfüllen von eingescannten Formularen
Wenn es sich nicht um ein PDF Formular im eigentlichen Sinne handelt, sondern
um ein PDF in dem lediglich Bilder von Formularen enthalten sind, gibt es keine
Möglichkeit, die Formularfelder so zu editieren, wie es bei einem richtigen PDF-
Formularfeld der Fall wäre. In BulkPDF Business kann man aber zusätzliche Felder
darüber einfügen und natürlich mit Daten befüllen. Die in der PDF-Datei dargestell-
ten Formularfelder kann man dabei visuell überlagern, indem man die folgend
15
genauer Erklärten „Textbox”, „Radio button” & „Checkbox button” passend darüber
legt.
1.5.5 Zusätzliche „Textbox”
Eine zusätzliche „Textbox” entspricht einer „Textbox” die schreibgeschützt ist und
ohne das Vorhandensein eines eigentlichen „Textbox”-Feldes im PDF-Dokument
diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den normalen notwendi-
gen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe des Feldes benötigt.
1.5.6 Zusätzlicher „Radio button”
Eine zusätzliche „Radio button” entspricht einer „Radio button” die schreibgeschützt
ist und ohne das Vorhanden sein eines eigentlichen „Textbox”-Feldes im PDF-Dokument
diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den normalen notwendi-
gen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe des Feldes benötigt.
Bei dem Feld handelt es sich um einen einzelnen „Radio button”, wenn man also
eine Gruppe an Elementen haben möchte, müssen mehrere dieser Spezial-Feldtypen
hinzugefügt werden.
1.5.7 Zusätzlicher „Checkbox button”
Ein zusätzlicher „Checkbox button” entspricht einem „Checkbox button” der schreibgeschützt
ist und ohne das Vorhanden sein eines eigentlichen „Checkbox button”-Feldes im
PDF-Dokument diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den
normalen notwendigen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe
des Feldes benötigt.
1.5.8 Barcodes
Barcode-Felder können dynamisch anhand der Daten für jedes einzelne PDF-Formular
generiert werden und werden als Abbild an die entsprechend ausgewählte Position
im Formular eingefügt. Folgend eine Auflistung der beiden Barcode-Gruppen mit
allen unterstützten Barcode-Typen:
Bidimensional Barcode
1. Pdf417: https://en.wikipedia.org/wiki/PDF417
2. DataMatrix: https://en.wikipedia.org/wiki/Data_Matrix
3. QR: https://en.wikipedia.org/wiki/QR_code
16
Unidimensional Barcode
1. Codabar: https://en.wikipedia.org/wiki/Codabar
2. Code11: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_11
3. Code128, Code128A, Code128B, Code128C: https://en.wikipedia.org/
wiki/Code_128
4. Code39: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_39
5. Code93: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_93
6. CodeUpc: https://en.wikipedia.org/wiki/Universal_Product_Code
7. Ean8, Ean13: https://en.wikipedia.org/wiki/International_Article_
Number
8. GS1Code128: https://en.wikipedia.org/wiki/GS1-128
1.6 Installation & Lizenzierung
Folgend Informationen bzgl. der Installationsarten und der Lizenzierungsarten.
1.6.1 Grafische Installation
Die notwendigen Schritte zur Installation als Screenshots:
17
1.7 Unbeaufsichtigte Installation (Silent installation)
Mit dem Parameter "/S" kann eine Installation unbeaufsichtigt durchgeführt wer-
den Wenn der Installationspfad festgelegt werden soll, kann dies über den Parame-
ter /D=C:\NewInstallDir\\ durchgeführt werden. Für diese Installationsart kann
zur Lizenzierung eine "LicenseConfirmation" in den %appdata%\BulkPDF-Ordner
oder in den Installationspfad auf dem System kopiert werden. Diese "LicenseCon-
firmation" kann auf jedem System über die Aktivierung im Programm oder über
den "BulkPDF-Business-Terminal-Licensor" erstellt worden sein, solange es sich
um eine Mehrbenutzer-Lizenz handelt. Diese liegt dann je nach Aktivierungsart
im %appdata%\BulkPDF-Ordner oder im Installationspfad auf dem System. Bei
Einzelbenutzerlizenzen ist dies nicht möglich, da dort die "LicenseConfirmation"
eine feste Hardware-ID enthält und beim Start geprüft wird, ob diese noch mit dem
ausführenden System übereinstimmt.
18
1.7.1 Lizenzierung
Die normale Lizenzierung wird über das Programm auf der Startseite durchgeführt.
(Siehe Kapitel 3.1.2)
1.7.2 Mehrbenutzer- / Terminal-Server-Lizenzen
Zur Lizenzierung eines Terminal Servers muss die im Installationsordner befind-
liche „BulkPDF-Business-Terminal-Licensor.exe” mit erhöhten Rechten aufgerufen
werden. Nach Eingabe und Aktivierung eines gültigen Mehrbenutzer-/Terminal
Server-Lizenzschlüssels erstellt diese Anwendung im Installationsordner selbst eine
Lizenzdatei. Diese Lizenzdatei wird später von BulkPDF Business bei den Benutzern
des Terminal Server zur Lizenzverifizierung herangezogen.
19
2
Anwendungsszenarien
(Schritt für
Schritt-Erklärung)
Die folgenden Anwendungsszenarien beschreiben eine beispielhafte Nutzung der
Software.
2.1 Mitgelieferte Beispieldateien
Beim Start des Programms ist ein Laden der Beispieldateien über den Information-
stext auf der ersten Seite des Programms möglich. Weiterhin können die Beispield-
ateien auch direkt geladen werden (siehe Abschnitt 2.1.1).
2.1.1 Beispieldateien im Detail
Die Beispiel-Dateien bestehen aus der Konfiguration „ProcessExample.BulkPDF”,
aus der Datenquelle „ProcessExample.xlsx” sowie dem PDF-Formular „ProcessEx-
ample.pdf”, welche im Installationsorder zu finden sind („C:\Program Files\BulkPDF Business”,
sofern der Installationspfad bei der Installation nicht geändert wurde).
BulkPDF Business Konfiguration: „ProcessExample.BulkPDF” Diese BulkPDF-
Business-Konfigurations-Datei enthält alle Informationen, die bei einer vorherigen
Sitzung eingestellt wurden sowie Verweise auf die einzelnen Dateien, wie Daten-
quelle („ProcessExample.xlsx”) und PDF-Formular („ProcessExample.pdf”). Diese
20
Konfiguration kann immer wieder geladen werden, um nicht stets erneut alle Ein-
stellungen durchführen zu müssen. Diese Datei ist kodiert im JSON-Format[5],
für Menschen einigermaßen lesbar und kann ggf. manuell mit jedem beliebigen
Text-Editor bearbeitet werden, was besonders bei der manuellen Anpassung von
Dateipfaden notwendig werden kann.
Datenquelle (Excel-Datei): „ProcessExample.xlsx”
Die Tabellenkalkulations-Datei besteht aus Tabellen. Der Tabelle „Tabelle1 (Kun-
dendaten)” die in der Beispiel-Konfiguration ausgewählt ist sowie der Tabelle „Tabelle
2 (Kreditwürdigkeit)”.
PDF-Formular: „ProcessExample.pdf”
Das Beispiel PDF-Formular enthält alle Standard-PDF-Formular-Elemente, um diese
beim Testen des Programms einmal ausgefüllt zu haben.
21
2.1.2 Ausfüllen des Beispiel-PDF-Formulars
Folgend wird anhand kurzer Beschreibungen der gemachten Schritte das Beispiel-
PDF-Formular mit den Daten der Beispiel-Tabellenkalkulationsdatei ausgefüllt.
Startseite
Nach dem Programmstart öffnet sich die „Startseite” des Programms. Dieses bie-
tet einen kurzen Willkommens-Text, einen Hinweis auf diese Dokumentation, das
22
Laden der Beispiel-Konfiguration sowie einen Link zur Feedback-Seite.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Weiter” in der rechten unteren Ecke gelangt
man folgend zur Seite „Datenquelle”.
Datenquelle
In diesem Schritt wird zunächst der Datenquellen-Typ „Excel” ausgewählt und fol-
gend die Excel-Datei selbst.
23
24
Nach dem die Excel-Datei geladen ist, kann man eine der darin enthaltenen Tabellen
auswählen. Es wird dann eine Vorschau der Daten innerhalb dieser Tabelle angezeigt.
Dabei werden nur die Daten angezeigt, die im korrekten Format für BulkPDF sind
und gefunden wurden.
Mit einem erneuten Klick auf „Weiter” gelangt man auf die Seite für das „PDF-
Formular”.
25
PDF-Formular
Auf dieser Seite muss zuerst eine PDF-Formular-Datei ausgewählt werden.
Nachdem eine PDF-Datei ausgewählt wurde, erscheinen eine Sammlung an allge-
meinen Daten zur Datei, eine PDF-Vorschau sowie die Tabelle zur Zuweisung der
Daten der „Datenquelle” zu den einzelnen Feldern des PDF-Formulars.
26
Hier wurde über die Schaltfläche „Bearbeiten” das „Nachname”-Feld geöffnet und
die Daten der Spalte „Nachname (Textbox)” aus der Datenquelle zugewiesen.
Nach dem Schließen des Bearbeitungsfensters zeigt sich nun in der Vorschau, dass
zur Demonstration die erste Zeile der Datenquelle genutzt wurde, um das Formu-
lar beispielhaft auszufüllen und nun in „Nachname” der Wert der ersten Zeile der
Spalte „Nachname (Textbox)” aus der Datenquelle steht.
27
Folgend wurden allen anderen Feldern ebenfalls die passenden Spalten als Daten-
quelle zugewiesen.
Nach dem die Daten den Feldern zugewiesen wurden kann mit einem Klick auf die
Schaltfläche „Weiter” der letzte Einstellungs-Schritt erreicht werden.
28
Optionen
In diesem Schritt kann der Dateiname zusammengestellt werden, in dem man Formatierungs-
Elemente, wie Daten aus einer Spalte aus der Datenquelle, Datum / Uhrzeit, usw.
dem Dateinamen-Generator übergibt. Bei jeder Änderung dieser Formatierungs-
Elemente bekommt man sofort in der darunterliegenden Vorschau anhand der er-
sten drei Dateinamen angezeigt, was die Änderung genau bewirkt.
Neben einem gut aussehenden Dateinamen wurde auch das Ausgabeverzeichnis
ausgewählt, in dem alle gleich erstellten Dateien liegen werden.
29
Mit einem Klick auf „Weiter” folgt der letzte Schritt.
Fertigstellung
Dieser Schritt bietet keine Einstellungsmöglichkeiten mehr sondern dient nur noch
der Übersicht über die gemachten Einstellungen.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Fertigstellen” unten rechts, beginnt der Ausfüll-
30
Prozess.
Nachdem alle Dateien erstellt wurden, öffnet sich automatisch der Ausgabeordner
mit den erstellten Dateien.
Die gemachte Konfiguration sollte am Ende noch gespeichert werden, damit man
zukünftig schnell auf diese wieder zurückgreifen kann ohne nochmal etwas ein-
stellen zu müssen.
31
3
Benutzeroberfläche im
Detail (GUI)
Folgend wird auf alle Elemente in jedem Fenster in der Anwendung eingegangen.
Dieses Kapitel ist nicht als „Schritt für Schritt”-Anleitung für die Anwendung angedacht,
sondern als Nachschlagewerk für unbekannte bzw. unklare Funktionen innerhalb
des Programms. Ebenfalls kann dieses Kapitel eine Übersicht über die Funktional-
itäten der Anwendung im Allgemeinen schaffen. Für einen Einstieg in die Anwen-
dung selbst schauen Sie bitte in dem Kapitel 2nach.
3.1 Startseite
Auf der Startseite finden sie folgend grundlegende Einstellungen, Software-Lizenz
bezogenes, Update-Funktionalität sowie Informationen bzgl. des Programms.
32
3.1.1 Überblick
A
E
FGH
D
BC
A Seitentitel: In dieser Leiste sind alle Seiten der Anwendung zu finden. Die
derzeitig aktive Seite wird durch einen dunkelblauen Hintergrund hervorgehoben.
Alle weiteren Seiten werden mit einem hellblauen Hintergrund dargestellt. (Die
Leiste kann auch zur Schnell-Navigation genutzt werden, indem auf die einzelnen
Seitentitel geklickt wird.)
B Lizenz: In dieser Element-Gruppe ist der derzeitige Status der Lizenz, das Ablauf-
datum dieser sowie eine Schaltfläche zum Aktivieren einer Lizenz zu finden (Siehe
dazu Kapitel 3.1.2). Der Status der Lizenz wird nach einer erfolgreichen Lizenz-
aktivierung sowie Überprüfung mit einem Haken dargestellt. Wenn ein Kreuz anstelle
des Hakens angezeigt wird, ist keine Lizenz aktiv oder keine gültige Lizenz vorhan-
den.
C Software-Version: Hier ist die derzeit installierte Softwareversion, die neuste
verfügbare Version sowie eine Schaltfäche zum Aktualisieren der Software zu finden.
Daneben ist auch eine Schaltfäche zur Auswahl des Update-Kanals zu finden. In
dem „Stabil”-Kanal ist die derzeit neuste getestete Version zu finden, während im
„Beta”-Kanal die neuste Version zu finden ist, die gegebenfalls noch unbekannte
Fehler enhält, aber die neusten Funktionen bietet.
33
D Optionen: Diese Element-Gruppe bietet derzeit nur die Auswahl der gewün-
schten Programmsprache.
E Seiten-Panel: An dieser Stelle kann das Dokumentations-Fenster (siehe Kaptiel
3.7.2) sowie rechtliche Informationen, wie Software-Lizenz-Texte, erreicht werden.
F Support: Über diese Schaltfläche kann das Support-Fenster erreicht werden
(siehe Kaptiel 3.7.1).
G Konfiguration: In der Element-Gruppe kann die derzeitige Konfiguration (Alles
was man seit Beginn der Programmsitzung geladen, eingestellt sowie geändert hat)
gespeichert werden oder eine alte, bereits erstelle Konfiguration wieder geladen
werden. (Siehe für weitere Informationen 3.1.3)
H Navigationsknöpfe: In diesem Bereich sind Schaltflächen angesiedelt, um sich
im Programm eine Programmseite vor oder auch eine Programmseite zurück zu
bewegen. Im letzten Schritt wird die Schaltfläche „Weiter” zu „Fertigstellen”, welche
die PDF-Dateien schlussendlich erstellt (siehe dazu Fertigstellungs-Seite 3.5).
3.1.2 Lizenzaktivierung
B
C
A
34
A Software-Lizenz: An dieser Stelle wird der Software-Lizenz-Code eingetragen
(bspw. F0-OB-EX-55). Nach der Eingabe muss der Knopf „Überprüfen” gedrückt
werden, damit die Gültigkeit vom Lizenz-Server geprüft werden, sowie das Verfalls-
datum der Programmschlüssels angezeigt werden kann.
B Lizenz-Information: Hier stehen die Informationen zum Programmschlüssel
bereit, die durch die Schaltfläche „Überprüfen” geladen wurden.
C Lizenz aktivieren: Sofern die Lizenz existiert, gültig und noch nicht abgelaufen
ist, kann auf diese Schaltfläche gedrückt werden, um auf dem System eine ver-
schlüsselte Lizenzdatei anzulegen, welche von nun an, auch Offline, verifiziert, dass
alle bezahlten Funktionen innerhalb des Programms genutzt werden dürfen.
3.1.3 Konfiguration: Speichern & Laden
A
BC
AEine bereits gespeicherte BulkPDF-Konfiguration.
BDateiname sowie Dateiendung der BulkPDF-Konfiguration.
CHier kann die derzeitige BulkPDF-Konfiguration gespeichert werden.
35
Verschlüsselung Wenn Passwörter für Signaturen oder von Datenverbindungen
mit der Konfiguration gespeichert werden sollen, sollte diese Konfiguration ver-
schlüsselt abgelegt werden. Für diesen Zweck kann beim speichern einer Konfig-
uration die Dateiendung „.BulkPDFEncrypted” ausgewählt werden, welche dann,
nach Angabe eines Passworts, die Datei verschlüsselt erstellt. Beim Laden einer
„.BulkPDFEncrypted”-Konfiguration wird dann wieder das Passwort zum laden abge-
fragt.
3.2 Datenquellen
In diesem Schritt werden sie dazu aufgefordert eine Datenquelle zu wählen, wie
bspw. Excel, Microsoft SQL Server, usw. Für jeden Datenquellentyp gibt es eigene
Einstellungsmöglichkeiten sowie Punkte die beachtet werden müssen. Folgend
wird auf diesen Abschnitt sowie auf die einzelnen Datenquellentypen eingegangen.
3.2.1 Überblick
A
AIn dieser Schaltfläche kann einer der derzeit unterstützten Datenquellentypen,
wie bspw. Excel, Microsoft SQL Server, usw. ausgewählt werden.
36
3.2.2 Excel / Tabellenkalkulationsdateien
BA
AAn dieser Stelle kann eine Tabellenkalkulationsdatei geladen werden. Für wei-
tere Informationen, welche Dateiformate unterstützt werden siehe Kapitel 1.3.2.
BHier muss eine der in der Tabellenkalkulationsdatei enthaltenen Tabellen aus-
gewählt werden. Es können immer nur Daten von einer einzigen Tabelle in einer
Tabellenkalkulationsdatei gleichzeitig genutzt werden.
37
C
B
A
A Tabellenkalkulation: Zu sehen ist eine ausgewählte xlsx-Datei und die aus-
gewählte Tabelle „Table1”.
B Daten-Vorschau: In der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen
Zeilen sowie der gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden
Spalten, die in den nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden kön-
nen, zur Übersicht und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
C Tabellenkalkulation-Daten-Vorschau: An der Stelle werden die 1000 ersten
erkannten Zeilen der Tabellenkalkulationsdatei angezeigt, um prüfen zu können,
ob die Datei wie gewünscht geladen wurde und die Daten erkannt wurden.
38
3.2.3 Microsoft SQL Server
B
A
A Connection string: Hier wird der „Connection string” mit dem Beispiel
„Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;Trusted_Connection=True;”
angezeigt. Für diese Datenquelle ist der „Database”-Abschnitt im „Connection string”
wichtig, da nur die Tabellen aus dieser ausgewählten Datenbank aufgelistet wer-
den.
BAuswahl der Tabelle aus der im „Connection string” gewählten Datenbank. Es
können immer nur Daten einer Tabelle gleichzeitig in dem Programm mit dieser
Datenquelle genutzt werden.
39
C
B
A
AZu sehen ist der „Connection string” und die ausgewählte Tabelle „Example”.
BIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der ge-
fundenen Spalten anzeigt. Ebenso ist eine Liste der gefundenen Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
CAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der SQL-Tabelle angezeigt,
um prüfen zu können, ob diese wie gewünscht geladen wurde und die Daten erkannt
wurden.
40
3.2.4 Microsoft SQL Server Benutzerdefinierte Abfrage
B
A
AHier wird der „Connection string” angegeben.
BAn dieser Stelle wird die SQL-Abfrage geschrieben.
D
C
B
A
41
A Connection string: Hier wird der „Connection string” mit dem Beispiel
„Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;Trusted_Connection=True;”
angezeigt. Für diese Datenquelle ist der „Database”-Abschnitt im „Connection string”
wichtig, da nur die Tabellen aus dieser ausgewählten Datenbank aufgelistet wer-
den.
BHier ist die SQL-Abfrage zu sehen.
CIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der
gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
DAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der SQL-Abfrage angezeigt,
um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde und die Daten
erkannt wurden.
3.2.5 Microsoft Access
B
A
AAn dieser Stelle kann eine Microsoft Access Datenbank-Datei geladen werden.
42
BAuswahl der Tabelle aus der der gewählten Microsoft Access Datenbank-Datei.
Es können immer nur Daten einer Tabelle gleichzeitig in dem Programm mit dieser
Datenquelle genutzt werden.
C
B
A
AZu sehen ist die ausgewählte Microsoft Access Datenbank-Datei und die aus-
gewählte Tabelle „Tabelle 1 (Kundendaten)”.
BIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der ge-
fundenen Spalten anzeigt. Ebenso ist eine Liste der gefundenen Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
CAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der Tabelle angezeigt, um
prüfen zu können, ob diese wie gewünscht geladen wurde und die Daten erkannt
wurden.
43
3.2.6 Microsoft Access Benutzerdefinierte Abfrage
B
A
AAn dieser Stelle kann eine Microsoft Access Datenbank-Datei geladen werden.
BAn dieser Stelle wird die SQL-Abfrage geschrieben.
D
C
B
A
44
AZu sehen ist die ausgewählte Microsoft Access Datenbank-Datei.
BHier ist die SQL-Abfrage zu sehen.
CIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der
gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
DAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der SQL-Abfrage angezeigt,
um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde und die Daten
erkannt wurden.
3.2.7 JSON
A
AAn dieser Stelle kann eine JSON-Datei geladen werden.
45
C
B
A
A Datei: Zu sehen ist eine ausgewählte JSON-Datei’.
B Daten-Vorschau: In der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen
Zeilen sowie der gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden
Spalten, die in den nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden kön-
nen, zur Übersicht und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
C Daten-Vorschau: An der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der
Datei angezeigt, um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde
und die Daten erkannt wurden.
46
3.2.8 XML
A
AAn dieser Stelle kann eine XML-Datei geladen werden.
C
B
A
A Datei: Zu sehen ist eine ausgewählte XML-Datei’.
47
B Daten-Vorschau: In der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen
Zeilen sowie der gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden
Spalten, die in den nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden kön-
nen, zur Übersicht und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
C Daten-Vorschau: An der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der
Datei angezeigt, um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde
und die Daten erkannt wurden.
3.2.9 Tabellenkalkulation / Excel (Vertauschte Spalten und Zeilen)
Dieser Datenquellen-Typ verhält sich ähnlich dem Normalen "Tabellenkalkulation
/ Excel"-Datenquellen-Typen (siehe Abschnitt 3.2.2) mit dem Unterschied, das beim
Laden die Spalten und Zeilen vertauscht werden. Mit diesem Verhalten kann bspw.
eine Tabellenkulationsdatei geladen werden, die folgende Struktur hat:
First name Bernd Max Marie ...
Last name Mueller Mustermann Musterfrau ...
Adress Weit-Weit-Weg Mustermann Straße Mustermann Straße ...
... ... ... ... ...
3.2.10 MySQL/MariaDB Server
B
A
48
A Connection string: An dieser Stelle ist der „Connection string” mit dem Beispiel
,Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;User Id=myUsername;Password=myPassword;”
einsehbar. Der „Database”-Abschnitt im „Connection string” ist dabei von beson-
derer Bedeutung, da ausschlieSSlich die Tabellen der spezifizierten Datenbank aufge-
listet werden.
BHier findet die Auswahl der Tabelle aus der im „Connection string” spezifizierten
Datenbank statt. Beachten Sie, dass stets nur Daten einer einzelnen Tabelle gle-
ichzeitig innerhalb dieser Datenquelle genutzt werden können.
C
B
A
AHier ist der eingegebene „Connection string” und die ausgewählte Tabelle „Ex-
ample” zu sehen.
BDiese Bereich zeigt die Anzahl der identifizierten Zeilen und Spalten an. AuSSer-
dem ist eine Liste der erkannten Spalten zur Verfügung gestellt, welche in den näch-
sten Schritten zur Datenauswahl genutzt werden können.
CIn diesem Abschnitt werden die ersten 1000 Zeilen der SQL-Tabelle dargestellt.
Dies ermöglicht die Überprüfung, ob die Tabelle korrekt geladen wurde und die
Daten adäquat erkannt wurden.
49
3.2.11 MySQL/MariaDB Server Benutzerdefinierte Abfrage
B
A
AHier wird der „Connection string” eingegeben.
BAn dieser Stelle wird die SQL-Abfrage formuliert.
D
C
B
A
50
A Connection string: An dieser Stelle ist der „Connection string” mit dem Beispiel
,Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;User Id=myUsername;Password=myPassword;”
einsehbar. Für diese Datenquelle ist der „Database”-Abschnitt im „Connection
string” wichtig, da nur die Tabellen aus dieser ausgewählten Datenbank aufgelis-
tet werden.
BHier ist die formulierte SQL-Abfrage zu sehen.
CIn dieser Sektion werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der gefunden
Spalten angezeigt. Ebenfalls ist eine Liste der erkannten Spalten sichtbar, die in
nachfolgenden Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können.
DIn diesem Bereich werden die ersten 1000 Zeilen der SQL-Abfrage dargestellt.
Dies dient zur Überprüfung, ob die Abfrage wie beabsichtigt geladen wurde und
die Daten korrekt identifiziert wurden.
3.3 PDF-Formular
In diesem Schritt werden die Daten der Datenquelle den Feldern des PDF-Formulars
zugewiesen. Dies wird durch eine Live-Vorschau des PDFs mit den Daten der ersten
Zeile der Datenquelle unterstützt. Weiterhin können spezielle Felder wie bspw. QR-
Codes, Barcodes, Hyperlinks, Bilder, usw. dem PDF-Dokument hinzugefügt wer-
den.
51
3.3.1 Überblick
A
A PDF-Dateiauswahl: In dieser Element-Gruppe kann das PDF-Formular, welches
ausgefüllt werden soll, ausgewählt werden.
BD
A
C
52
ADiese Element-Gruppe zeigt die „Anzahl gefundener nutzbarer PDF-Formular-
Felder”, den Dokumenttyp bzw. das Dokumentformat (AcroForm oder XFA), das Er-
stellungsdatum sowie Änderungsdatum. Wobei Erstellungsdatum und Änderungs-
datum nur angezeigt werden, sofern diese ermittelt werden konnten.
B PDF-Vorschau: Die Gruppe an Elementen enthält die Vorschau des PDF-Formulars.
Jede Änderung an der Zuweisung der Daten zu dem PDF wird hier mit der ersten
Zeile der Datenquelle dargestellt, um ein besseres Verständnis für die gemachten
Änderungen zu bekommen. Ebenso die Gruppe Funktionalitäten, um ggf. vom Au-
toren des PDF-Formulars schlecht benannte Formularfelder hervorzuheben, damit
man erkennen kann welches Feld sich hinter dem kryptischen Namen versteckt.
(Siehe für nähere Informationen zu der PDF-Vorschau Abschnitt 3.3.2.)
C Zuweisung PDF-Formular-Feld: In dieser Tabelle werden alle in dem PDF-
Formular gefundenen Formular-Felder aufgelistet. Dabei ist die Reihenfolge ab-
hängig von der Reihenfolge in der der Autor die Formularfelder zuletzt bearbeitet
hat, was in den meisten Fällen der vertikalen Reihenfolge der Felder im PDF selbst
entspricht, aber nicht immer der Fall sein muss. Über die einzelnen Zeilen kann
die Datenzuweisung der Felder geändert werden. (Siehe für nähere Informationen
zu dieser Element-Gruppe Abschnitt 3.3.3.)
D Zusätzliche Spezialfelder: In dieser Element-Gruppe können Spezialfelder, wie
Barcodes, Hyperlinks, Bilder usw., zu dem Dokument hinzugefügt werden. Wie
auch bei den Formularfeldern, die bereits im Dokument enthalten sind, ist es möglich,
den hinzugefügten Spezialfeldern dynamisch Daten aus der Datenquelle zuzuweisen.
(Siehe für nähere Informationen Abschnitt 3.3.14.)
53