1 Einleitung 5
1.1 Was ist BulkPDF und wie funktioniert es? ................ 5
1.2 Funktionen .................................. 6
1.3 Anforderungen ................................ 9
1.3.1 System ................................ 9
1.3.2 Datenquelle - Tabellenkalkulationsdatei . . . . . . . . . . . . 9
1.3.3 Datenquelle - Microsoft SQL Server . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.4 Datenquelle - Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.5 JSON ................................. 11
1.3.6 XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.3.7 Datenquelle - MySQL / MariaDB Server . . . . . . . . . . . . . 12
1.3.8 PDF-Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.4 Standard PDF-Formular-Feldtypen und passende Daten . . . . . . . 13
1.4.1 Textbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.2 Checkbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.3 Radio button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4.4 Listbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4.5 Combobox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.5 BulkPDF Business Spezial-Feldtypen und passende Daten . . . . . . 15
1.5.1 Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.2 Bild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.3 Dateianhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.4 Zusätzlich Schaltflächen zum Ausfüllen von eingescannten
Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.5 Zusätzliche „Textbox” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.6 Zusätzlicher „Radio button” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.7 Zusätzlicher „Checkbox button” . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.8 Barcodes ............................... 16
1.6 Installation & Lizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.6.1 Grafische Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.7 Unbeaufsichtigte Installation (Silent installation) . . . . . . . . . . . 18
1.7.1 Lizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.7.2 Mehrbenutzer- / Terminal-Server-Lizenzen . . . . . . . . . . 19
2 Anwendungsszenarien (Schritt für Schritt-Erklärung) 20
2.1 Mitgelieferte Beispieldateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1.1 Beispieldateien im Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1.2 Ausfüllen des Beispiel-PDF-Formulars . . . . . . . . . . . . . 22
3 Benutzeroberfläche im Detail (GUI) 32
1
3.1 Startseite ................................... 32
3.1.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.1.2 Lizenzaktivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.1.3 Konfiguration: Speichern & Laden . . . . . . . . . . . . . . . . 35
3.2 Datenquellen ................................. 36
3.2.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.2.2 Excel / Tabellenkalkulationsdateien . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.2.3 Microsoft SQL Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.2.4 Microsoft SQL Server Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . . . 41
3.2.5 Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3.2.6 Microsoft Access Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . . . . . . 44
3.2.7 JSON ................................. 45
3.2.8 XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
3.2.9 Tabellenkalkulation / Excel (Vertauschte Spalten und Zeilen) 48
3.2.10 MySQL/MariaDB Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
3.2.11 MySQL/MariaDB Server Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . 50
3.3 PDF-Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.3.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3.3.2 PDF-Vorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.3.3 Zuweisung von Daten zu PDF-Formular-Feldern . . . . . . . 55
3.3.4 Textbox & Allgemeine Feld-Datenauswahl . . . . . . . . . . . 56
3.3.5 Datenquelle für Formular-Feld nutzen . . . . . . . . . . . . . 58
3.3.6 Konstanten Text für Formular-Feld setzen . . . . . . . . . . . 60
3.3.7 Schreibschutz auf einzelnen Formular-Feldern . . . . . . . . 61
3.3.8 Datumsformatierung bei Formular-Feldern . . . . . . . . . . 62
3.3.9 Checkbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.3.10 Radiobuttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
3.3.11 Listbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
3.3.12 Combobox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3.13 Barcodes im Allgemeinen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3.14 QR-Code ............................... 68
3.3.15 Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.3.16 Bild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.3.17 Dateianhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.4 Optionen ................................... 72
3.5 Fertigstellung ................................. 77
3.6 E-Mail-Entwurfsgenerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3.7 Sonstiges ................................... 84
3.7.1 Support-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
2
3.7.2 Dokumentation-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.7.3 Fehler-Fenster (Exception) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
3.7.4 Schriftart-Auswahl & Schriftfarben-Auswahl . . . . . . . . . . 87
3.7.5 Weitere Funktionalitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
4 Kommandozeile (BulkPDF-Business-Console) 90
4.1 Parameterliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
4.2 Ausgaben der Konsolenanwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5 Konfigurationsdateien 96
5.1 Relative Pfade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.2 Beispiel-Auszüge aus einer Konfigurations-Datei . . . . . . . . . . . . 97
5.2.1 NormalFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.2.2 SpecialFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.2.3 Globale Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.2.4 FilenameGenerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.2.5 E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
6 Tipps und Tricks 103
6.1 PDF-Formulare mit PDFescape erstellen oder reparieren . . . . . . . 103
6.2 PDF-Formulare mit LibreOffice / OpenOffice Writer erstellen . . . . 103
6.2.1 Textfeld-Beispiel (Textbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
6.2.2 Optionsfeld-Beispiel (Radiobutton) . . . . . . . . . . . . . . . 105
6.2.3 Markierfeld (Checkbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
6.2.4 Listenfeld (Listbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
6.2.5 Kombinationsfeld (Combobox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.3 Signatur erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.4 Datumsformatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.5 Connection-String . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
6.6 Gleichzeitiges ausdrucken Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
7 Häufig gestellte Fragen (FAQ) 112
7.1 Was hat BulkPDF Business für Systemanforderungen? . . . . . . . . . 112
7.2 BulkPDF lässt sich nicht installieren. [Windows SmartScreen] . . . . 112
7.3 Werden meine Dateien bzw. Daten hochgeladen oder verlassen in
irgendeiner Weise meinen Computer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.4 Gibt es das Programm für Mac OS? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.5 Von wie vielen Benutzern darf eine Lizenz gleichzeitig verwendet wer-
den? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.6 Auf wie vielen Computern kann eine Lizenz genutzt werden? . . . . 113
3
7.7 Ich bekomme folgende Meldung „Der Lizenzschlüssel wird derzeit
bereits von mehreren Geräten verwendet”. Was bedeutet das? . . . . 113
7.8 In der PDF-Vorschau werden die Formular-Felder nicht an der richti-
gen Position bzw. verschoben angezeigt . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7.9 Es werden keine PDF-Formular-Felder in BulkPDF Business angezeigt114
7.10 Unicode Zeichen in Acrobat Reader werden nicht richtig dargestellt
(Chinesisch, Kyrillisch, Arabisch, etc) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7.11 Windows öffnet immer das falsche PDF-Anzeigeprogramm oder den
Webbrowser (Chrome, Edge) zum Anzeigen von PDF-Dateien . . . . 115
7.12 System.InvalidCastException: Could not convert data to boolean . . 116
7.13 System.IndexOutOfRangeException: "Nur X Optionsfelder in der Gruppe
gefunden. Ausgewählter Index war Y." . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
7.14 System.InvalidOperationException: The ’Microsoft.ACE.OLEDB.12.0’
provider is not registered on the local machine. . . . . . . . . . . . . . 116
7.15 Es werden keine Daten in der Excel-Datei erkannt. . . . . . . . . . . . 116
7.16 Das Datums-Feld wird zusätzlich mit 00:00:00 angegeben. Wie kann
das entfernt werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
7.17 Ich habe meine Datenquellendateien (Excel, CSV, usw.) oder meine
PDF-Datei verschoben. Funktionieren noch meine BulkPDF-Business-
Konfigurationsdatei? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
7.18 Bei dem Aufruf der Konsolenanwendung über ein Batch-Skript wer-
den Zeichen, wie bspw, deutsche Umlaute, nicht korrekt übertragen 117
7.19 Kombinationen von mehreren Spalten für ein Feld . . . . . . . . . . . 117
7.20 „Checkbox” oder „Radio button” sollten laut Daten und Preview in
dem XFA PDF angewählt sein, sind es aber in Acrobat Reader . . . . 117
7.21 Wie kann ich das Zahlenformat in meinem generierten PDF korrigieren?
Es hält nicht das in der Tabelle eingestellte Format bei. Wie kann
man bspw. Zahlen mit zwei Dezimalstellen und einem EUR-Symbol
am Ende anzuzeigen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
8 Referenzen 119
4
1
Einleitung
1.1 Was ist BulkPDF und wie funktioniert es?
Kurz zusammengefasst: BulkPDF erkennt automatisch die verfügbaren Daten in
der ausgewählten tabellarischen Datenquelle (Excel, SQL - Datenbanken, etc.). Die
gefunden Spaltennamen können dann manuell und/oder automatisch den For-
mularfeldern zugewiesen werden. Nachdem das Ausfüllen gestartet wurde, geht
die Software Zeile für Zeile durch die Tabelle und fügt den Zellwert in das PDF-
Forumlar ein. Die PDF-Datei wird dann mit dem ebenfalls aus der Tabelle be-
zogenen Dateinamen abgespeichert. Folglich erhält man ein ausgefülltes PDF-
Formular, welches bereit ist, verschickt zu werden.
5
1.2 Funktionen
Folgend eine kurze Übersicht sowie eine detaillierte Auflistung der Funktionen des
Programms.
Kurze Übersicht
Einfach zu bedienen Ohne Expertenwissen, übersichtlich und einfach zu bedienen.
Optimieren für die Zukunft Einmal erstellt, kann eine PDF-Konfiguration schnell
wieder verwendet werden.
Datenquellen-Unterstützung Verschiedene Datenquellen werden unterstützt (Zum
Beispiel: Excel, CSV, SQL-Datenbanken, ...)
Datenschutz Ohne Cloud. Ohne Hochladen von Ihren Daten. Unter Einhaltung
der europäischen Datenschutzbestimmungen. Made in Germany.
Updates Das Programm wird stetig weiterentwickelt und mit neuen Funktionen
ausgestattet.
In wenigen Schritten zur Automatisierung
• 1. Datenquelle wählen
6
• 2. Daten den PDF-Formular-Feldern zuweisen, manuell und/oder automa-
tisch
• 3. Dateinamen wählen
Hunderte PDF-Dokumente gleichzeitig erstellen Beliebig viele ausgefüllte PDF-
Dokumente gleichzeitig mit einem Klick erstellen.
Barcodes Verschiedene Barcodes werden unterstützt. (Zum Beispiel: QR, Data-
Matrix, PDF417, EAN8, EAN13, Codabar, Code11, Code39, Code93, Code128[A,B,C],
GS1-128, UPC)
Weitere Funktionen
• AcroForm und XFA Unterstützung
• PDF Signaturen
• Datenabhängige Dateinamen
• Schreibschutz
• Bilder und Hyperlinks
• PDF-Datei
Detaillierte Funktionsauflistung
• Software Lizenz: Proprietär
• PDF-Formulare automatisch ausfüllen lassen
• Kein Wasserzeichen (Außerhalb der DEMO)
• Unbeschränkte Anzahl an PDF-Dateien
• Moderne übersichtliche Oberfläche
• Aktive Weiterentwicklung
• Live PDF Vorschau
• PDF-Dateien signieren
• Microsoft Excel
• LibreOffice / OpenOffice
7
• Microsoft SQL Server
• MySQL / MariaDB
• Dynamische PDF Dateibenennung
• PDF Kompression
• Datums-Formatierung
• Bilder
• Hyperlink
• E-Mail-Entwurfsgenerator
• Unidimensional Barcode (Codabar, Code11, Code128A, Code128, Code128B,
Code128C, Code39, Code93, CodeUpc, Ean13, Ean8, GS1Code128)
• Bidimensional Barcode (Pdf417, DataMatrix_Barcode, QR)
• Dokumentation: Ja, aber noch im Ausbau.
• Ohne Internet (Offline) nutzbar: Ja, nach einer einmaligen Online-Aktivierung.
• Unterstützt BulkPDF Freeware Konfigurationsdateien
• Unterstzützt BulkPDF-Business Konfigurationsdateien
• Konsolenanwendung (Batch-Script Integration)
• Unterstützung von verschieden Schriftsystemen (Unicode)
• Auswahl an gut aussehenden Schriftarten für verschiedene Sprachen bzw.
Schriftsysteme: In Entwicklung.
• Eigene Schriftarten
• AcroForm
• XFA: Ja, ggf. werden aber manche XFA-Dokumente nicht unterstützt.
• Windows
• Mac OS: Nein, aber mit einer Virtuellen Maschine nutzbar (Zum Beispiel:
Parallel Desktop, VirtualBox)
• Linux: Nein, aber mit einer Virtuellen Maschine nutzbar (Zum Beispiel: Vir-
tualBox)
8
1.3 Anforderungen
1.3.1 System
Kompatibel mit Windows 7, Windows 8, Windows 10 und Windows 11. Es werden
ca. 500 MB Speicherplatz zur Installation benötigt. Das Programm benötigt einma-
lig eine Internetverbindung für die Lizenzaktivierung.
1.3.2 Datenquelle - Tabellenkalkulationsdatei
Um die Daten in der Tabellenkalkulationsdatei nutzen zu können, muss ein be-
stimmtes Format der Daten gegeben sein. Die erste Zeile gehört grundsätzlich
den Spaltennamen. Diese sollten einen eindeutigen und verständlichen Namen
besitzen, da sie im Programm zur Auswahl der gewünschten Datensätze benutzt
werden. BulkPDF überprüft die Spaltennamen bis es auf eine leere Zelle stößt. Da-
her darf bspw. die erste Zeile in der ersten Spalte nicht leer sein, da sonst kein
weiteren Daten gefunden werden. Danach ermittelt das Programm die maximale
Anzahl Zeilen in der Tabelle. Dafür geht das Programm Zeile für Zeile durch und
hört erst auf, wenn eine Zeile komplett aus leeren Zellen besteht.
Ein gültige Tabelle könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
Vorname Nachname Adresse ...
Mueller Bernd Weit-Weit-Weg ...
Mustermann Max Mustermann Straße ...
Musterfrau Marie Mustermann Straße ...
... ... ... ...
Für ein weiteres Beispiel kann die mitgelieferte Beispiel-Tabellenkalkulationsdatei
betrachtet werden (siehe 2.1.1).
Weiterhin gibt es als eigene Datenquelle das Einlesen von Tabellenkalkulations-
datei, bei dem das Verhalten von Spalten und Zeilen vertauscht ist, damit bspw. fol-
gende Tabelle auch genutzt werden kann (Siehe für mehr Informationen Abschnitt
3.2.9):
First name Bernd Max Marie ...
Last name Mueller Mustermann Musterfrau ...
Adress Weit-Weit-Weg Mustermann Straße Mustermann Straße ...
... ... ... ... ...
Es ist erwähnenswert, dass die Verwendung von Excel-Funktionen in der Excel-
Datenquelle unterstützt wird und diese eine nützliche Möglichkeit bietet, um Daten
9
zu verarbeiten und vorzubereiten, bevor sie in das PDF-Formularfeld eingefügt
werden.
Folgende Tabellenkalkulations-Datei-Formate werden vom Programm unterstützt[7]:
File Type Container Format File Format Excel Version(s)
.xlsx ZIP, CFB+ZIP OpenXml 2007 and newer
.xlsb ZIP, CFB OpenXml 2007 and newer
.xls CFB BIFF8 97, 2000, XP, 2003
98, 2001, v.X, 2004 (Mac)
.xls CFB BIFF5 5.0, 95
.xls - BIFF4 4.0
.xls - BIFF3 3.0
.xls - BIFF2 2.0, 2.2
.csv - CSV (All)
1.3.3 Datenquelle - Microsoft SQL Server
Für die Nutzung von Daten von einem Microsoft SQL Server stehen mehrere Vari-
anten zur Datenbeschaffung zur Verfügung.
Zum einen kann die Option gewählt werden, bei der man schlicht einen „Connection-
String” eingibt und dann für die jeweilige Datenbank automatisch alle verfügbaren
Tabellen angezeigt werden. Von diesen Tabellen kann dann eine ausgewählt wer-
den, die als Datenquelle fungiert. Für gültige „Connection-String”-Beispiele schauen
Sie sich bitte Abschnitt 6.5 an.
Die zweite Option ist die Möglichkeit, neben dem „Connection-String”, schlicht
eine SQL-Abfrage einzugeben, die einem die gewünschten Daten ausgibt. Diese
Option erlaubt damit die volle Funktionalität von T-SQL auf dem Microsoft SQL
Server für die Datenquelle innerhalb von BulkPDF zu nutzen.
1.3.4 Datenquelle - Microsoft Access
Für die Nutzung von Daten von einem „Microsoft Access”-Server stehen mehrere
Varianten zur Datenbeschaffung zur Verfügung.
Zum einen kann die Option gewählt werden, bei der man schlicht eine Datenbank-
Datei (.accdb oder .mdb) auswählt und dann für die jeweilige Datenbank automa-
tisch alle verfügbaren Tabellen angezeigt werden. Von diesen Tabellen kann dann
eine ausgewählt werden, die als Datenquelle fungiert.
Die zweite Option ist die Möglichkeit, neben der Datei, eine SQL-Abfrage einzugeben,
die einem die gewünschten Daten ausgibt. Diese Option erlaubt damit die volle
Funktionalität von SQL auf der Microsoft Access Datenbank für die Datenquelle
innerhalb von BulkPDF zu nutzen.
10
In manchen Fällen kann es notwendig sein fehlende Abhängigkeiten, wie das „Mi-
crosoft Access Database Engine 2010 Redistributable 64 Bit Version” herunterzu-
laden und zu installieren, siehe dazu Punkt 7.14.
1.3.5 JSON
Um die Daten in einer JSON-Datei nutzen zu können, muss ein bestimmtes For-
mat der Daten gegeben sein. Folgende JSON-Struktur wäre im kompletten Zustand
bspw. einlesbar in BulkPDF:
1{
2"Table": [
3{
4"Last_name":"Mueller",
5"First_name":"Bernd",
6"Adress":"Weit-Weit-Weg",
7"Checkbox_Value":"Yes",
8"Radio_button_value":"2",
9"Combobox_Value":"Kuchen"
10 },
11 {
12 "Last_name":"Mustermann",
13 ...
14 "Combobox_Value":"Test"
15 },
16 ...
17 ]
18 }
1.3.6 XML
Um die Daten in einer XML-Datei nutzen zu können, muss ein bestimmtes For-
mat der Daten gegeben sein. Folgende XML-Struktur wäre im kompletten Zustand
bspw. einlesbar in BulkPDF:
11
1<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2<root>
3<row>
4<Last_name>Mueller</Last_name>
5<First_name>Bernd</First_name>
6<Adress>Weit-Weit-Weg</Adress>
7<Checkbox_Value>Yes</Checkbox_Value>
8<Radio_button_value>2</Radio_button_value>
9<Combobox_Value>Kuchen</Combobox_Value>
10 </row>
11 <row>
12 <Last_name>Mustermann</Last_name>
13 ...
14 <Combobox_Value>Test</Combobox_Value>
15 </row>
16 ...
17 </root>
1.3.7 Datenquelle - MySQL / MariaDB Server
Die Einbindung von Daten aus einem MySQL oder MariaDB Server in BulkPDF
kann auf mehreren Pfaden realisiert werden.
Eine der Möglichkeiten beinhaltet die Eingabe eines „Connection-Strings”, durch
welchen die verfügbaren Tabellen der zugehörigen Datenbank automatisch aufge-
listet werden. Aus dieser Auflistung kann dann eine Tabelle als Datenquelle aus-
gewählt werden. Für Musterbeispiele gültiger „Connection-String”-Formate, beziehen
Sie sich bitte auf Abschnitt 6.5.
Ein weiterer Weg besteht darin, neben dem „Connection-String”, direkt eine SQL-
Abfrage zu formulieren, die die benötigten Daten bereitstellt. Mit dieser Meth-
ode kann die volle Bandbreite der SQL-Funktionen auf dem MySQL oder MariaDB
Server genutzt werden, um die Datenquelle innerhalb von BulkPDF zu konfiguri-
eren.
1.3.8 PDF-Formular
Ein PDF-Formular ist eine PDF-Datei die Formular-Elemente im Format von Acro-
Forms oder XFA besitzt. Erkennbar sind solche Formular-Elemente beispielsweise
in Acrobat Reader, wenn man z.B. in eine Textfeld klicken und einen Text eintragen
kann. Wenn man wiederum im Acrobat Reader notwendigerweise erst den Rah-
men des Textfeldes selbst ziehen muss, um einen Text einzutragen, dann handelt
es sich nicht um ein PDF-Formular im eigentlichen Sinne, sondern um eine PDF-
12
Datei, die ein Formular darstelltt. Diese Darstellung ist dann nur ein eingescanntes
Bild oder ein mit sichtbaren Zeichen (z.B. Unterstrichen) markiertes Formular, das
nur in der ausgedruckten Version händisch ausgefüllt werden kann. Solche Doku-
mente werden nur sehr zweitklassig von BulkPDF Business mit den zusätzlichen
„Textbox”, „Radio button” sowie „Checkbox” Spezial-Feldtypen unterstützt.
In einem richtigen PDF-Formular besitzen alle diese Formularfelder einen Namen
sowie ggf. bereits einen Wert oder einen Standard-Wert. Für eine leichtere Nutzung
von BulkPDF sollten die Formularfeldnamen in der PDF-Datei sprechend sein, damit
diese beim Zuweisen der Daten in BulkPDF leicht identifiziert werden können.
Siehe als gültiges Beispiel das mit dem Programm mitgelieferte Beispiel-Formular
oder den Abschnitt 2.
1.4 Standard PDF-Formular-Feldtypen und passende Daten
In diesem Unterkapitel wird folgend auf alle Feldtypen beschreibend eingegan-
gen, die in einem PDF-Formular vorkommen können. Weiterhin wird auch auf die
Daten eingegangen die BulkPDF Business erwartet für eine korrekte Ausfüllung der
Felder.
1.4.1 Textbox
Ein „Textbox”-Feld enthält einen Text, der je nach Ausführung einzeilig oder mehrzeilig
sein kann. Weiterhin kann bei einem solchen Feld die Schriftart, Schriftgröße sowie
ein Schreibschutz gesetzt werden. Ausgehend von der gewählten Schriftart werden
alle denkbaren Zeichen unterstützt.
1.4.2 Checkbox
Ein „Checkbox”-Feld kann ausgewählt oder nicht ausgewählt sein.
Zum Ausfüllen dieses Feldtyps können folgende Werte genutzt werden:
13
„X” Ausgewählt „ ” Nicht ausgewählt
x
1 0
true false
on off
y n
yes no
ja nein
oui non
sí
1.4.3 Radio button
Ein „Radio button” ist eigentlich eine Gruppe von auswählbaren „Checkbox” ähn-
lichen Feldern, bei der aber nur eines dieser Elemente ausgewählt sein kann. Zum
Ausfüllen dieses Feldtyps muss eine Zahl angegeben werden, die dem Index des El-
ements entspricht. In dem folgenden Beispiel wäre „Männlich” der Wert „1”, „Weib-
lich” der Wert „2” und „Divers” der Wert „3”.
1.4.4 Listbox
Eine „Listbox” ist ein Listen-Feldtyp bei dem abhängig von den PDF-Formular-
Einstellungen ein oder mehrere Werte aus der Liste ausgewählt sein können. Zum
Ausfüllen können die durch den Ersteller des PDF-Formulars vorgegebenen Werte
genommen werden, ob über einen konstanten Wert oder dynamisch über eine Daten-
quelle. Bei der dynamischen Variante muss der zu selektierende Text wie in dem
PDF-Formular ausgeschrieben sein.
1.4.5 Combobox
Eine „Combobox” verhält sich weitestgehend wie eine „Listbox” mit dem Unter-
schied, dass für diesen Feldtyp angedacht ist, dass man auch eigene nicht vorgegebene
14
Werte, nutzen kann.
1.5 BulkPDF Business Spezial-Feldtypen und passende Daten
1.5.1 Hyperlink
Ein Hyperlink besteht aus zwei Komponenten, dem Text und der URL, auf die ver-
wiesen werden soll. Beide Werte müssen neben der Position des Feldes festgelegt
werden. Ebenfalls lässt sich eine Schriftart für einen Hyperlink einstellen.
1.5.2 Bild
Ein Bild benötigt neben einer Position und der gewünschten Größe einen Datei-
pfad als Wert. Folgende Dateitypen werden dabei unterstützt:
1. BMP
2. JPEG
3. GIF
4. PNG
5. TIFF
6. ICO & ICON
1.5.3 Dateianhang
Ein Dateianhang einen Pfad zu einer Datei auf dem System als Wert. Die Beschrei-
bung der Datei ist der Dateiname und der MIME-Type wird anhand der Dateien-
dung automatisch ermittelt.
1.5.4 Zusätzlich Schaltflächen zum Ausfüllen von eingescannten Formularen
Wenn es sich nicht um ein PDF Formular im eigentlichen Sinne handelt, sondern
um ein PDF in dem lediglich Bilder von Formularen enthalten sind, gibt es keine
Möglichkeit, die Formularfelder so zu editieren, wie es bei einem richtigen PDF-
Formularfeld der Fall wäre. In BulkPDF Business kann man aber zusätzliche Felder
darüber einfügen und natürlich mit Daten befüllen. Die in der PDF-Datei dargestell-
ten Formularfelder kann man dabei visuell überlagern, indem man die folgend
15
genauer Erklärten „Textbox”, „Radio button” & „Checkbox button” passend darüber
legt.
1.5.5 Zusätzliche „Textbox”
Eine zusätzliche „Textbox” entspricht einer „Textbox” die schreibgeschützt ist und
ohne das Vorhandensein eines eigentlichen „Textbox”-Feldes im PDF-Dokument
diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den normalen notwendi-
gen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe des Feldes benötigt.
1.5.6 Zusätzlicher „Radio button”
Eine zusätzliche „Radio button” entspricht einer „Radio button” die schreibgeschützt
ist und ohne das Vorhanden sein eines eigentlichen „Textbox”-Feldes im PDF-Dokument
diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den normalen notwendi-
gen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe des Feldes benötigt.
Bei dem Feld handelt es sich um einen einzelnen „Radio button”, wenn man also
eine Gruppe an Elementen haben möchte, müssen mehrere dieser Spezial-Feldtypen
hinzugefügt werden.
1.5.7 Zusätzlicher „Checkbox button”
Ein zusätzlicher „Checkbox button” entspricht einem „Checkbox button” der schreibgeschützt
ist und ohne das Vorhanden sein eines eigentlichen „Checkbox button”-Feldes im
PDF-Dokument diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den
normalen notwendigen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe
des Feldes benötigt.
1.5.8 Barcodes
Barcode-Felder können dynamisch anhand der Daten für jedes einzelne PDF-Formular
generiert werden und werden als Abbild an die entsprechend ausgewählte Position
im Formular eingefügt. Folgend eine Auflistung der beiden Barcode-Gruppen mit
allen unterstützten Barcode-Typen:
Bidimensional Barcode
1. Pdf417: https://en.wikipedia.org/wiki/PDF417
2. DataMatrix: https://en.wikipedia.org/wiki/Data_Matrix
3. QR: https://en.wikipedia.org/wiki/QR_code
16
Unidimensional Barcode
1. Codabar: https://en.wikipedia.org/wiki/Codabar
2. Code11: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_11
3. Code128, Code128A, Code128B, Code128C: https://en.wikipedia.org/
wiki/Code_128
4. Code39: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_39
5. Code93: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_93
6. CodeUpc: https://en.wikipedia.org/wiki/Universal_Product_Code
7. Ean8, Ean13: https://en.wikipedia.org/wiki/International_Article_
Number
8. GS1Code128: https://en.wikipedia.org/wiki/GS1-128
1.6 Installation & Lizenzierung
Folgend Informationen bzgl. der Installationsarten und der Lizenzierungsarten.
1.6.1 Grafische Installation
Die notwendigen Schritte zur Installation als Screenshots:
17
1.7 Unbeaufsichtigte Installation (Silent installation)
Mit dem Parameter "/S" kann eine Installation unbeaufsichtigt durchgeführt wer-
den Wenn der Installationspfad festgelegt werden soll, kann dies über den Parame-
ter /D=C:\NewInstallDir\\ durchgeführt werden. Für diese Installationsart kann
zur Lizenzierung eine "LicenseConfirmation" in den %appdata%\BulkPDF-Ordner
oder in den Installationspfad auf dem System kopiert werden. Diese "LicenseCon-
firmation" kann auf jedem System über die Aktivierung im Programm oder über
den "BulkPDF-Business-Terminal-Licensor" erstellt worden sein, solange es sich
um eine Mehrbenutzer-Lizenz handelt. Diese liegt dann je nach Aktivierungsart
im %appdata%\BulkPDF-Ordner oder im Installationspfad auf dem System. Bei
Einzelbenutzerlizenzen ist dies nicht möglich, da dort die "LicenseConfirmation"
eine feste Hardware-ID enthält und beim Start geprüft wird, ob diese noch mit dem
ausführenden System übereinstimmt.
18
1.7.1 Lizenzierung
Die normale Lizenzierung wird über das Programm auf der Startseite durchgeführt.
(Siehe Kapitel 3.1.2)
1.7.2 Mehrbenutzer- / Terminal-Server-Lizenzen
Zur Lizenzierung eines Terminal Servers muss die im Installationsordner befind-
liche „BulkPDF-Business-Terminal-Licensor.exe” mit erhöhten Rechten aufgerufen
werden. Nach Eingabe und Aktivierung eines gültigen Mehrbenutzer-/Terminal
Server-Lizenzschlüssels erstellt diese Anwendung im Installationsordner selbst eine
Lizenzdatei. Diese Lizenzdatei wird später von BulkPDF Business bei den Benutzern
des Terminal Server zur Lizenzverifizierung herangezogen.
19
2
Anwendungsszenarien
(Schritt für
Schritt-Erklärung)
Die folgenden Anwendungsszenarien beschreiben eine beispielhafte Nutzung der
Software.
2.1 Mitgelieferte Beispieldateien
Beim Start des Programms ist ein Laden der Beispieldateien über den Information-
stext auf der ersten Seite des Programms möglich. Weiterhin können die Beispield-
ateien auch direkt geladen werden (siehe Abschnitt 2.1.1).
2.1.1 Beispieldateien im Detail
Die Beispiel-Dateien bestehen aus der Konfiguration „ProcessExample.BulkPDF”,
aus der Datenquelle „ProcessExample.xlsx” sowie dem PDF-Formular „ProcessEx-
ample.pdf”, welche im Installationsorder zu finden sind („C:\Program Files\BulkPDF Business”,
sofern der Installationspfad bei der Installation nicht geändert wurde).
BulkPDF Business Konfiguration: „ProcessExample.BulkPDF” Diese BulkPDF-
Business-Konfigurations-Datei enthält alle Informationen, die bei einer vorherigen
Sitzung eingestellt wurden sowie Verweise auf die einzelnen Dateien, wie Daten-
quelle („ProcessExample.xlsx”) und PDF-Formular („ProcessExample.pdf”). Diese
20
Konfiguration kann immer wieder geladen werden, um nicht stets erneut alle Ein-
stellungen durchführen zu müssen. Diese Datei ist kodiert im JSON-Format[5],
für Menschen einigermaßen lesbar und kann ggf. manuell mit jedem beliebigen
Text-Editor bearbeitet werden, was besonders bei der manuellen Anpassung von
Dateipfaden notwendig werden kann.
Datenquelle (Excel-Datei): „ProcessExample.xlsx”
Die Tabellenkalkulations-Datei besteht aus Tabellen. Der Tabelle „Tabelle1 (Kun-
dendaten)” die in der Beispiel-Konfiguration ausgewählt ist sowie der Tabelle „Tabelle
2 (Kreditwürdigkeit)”.
PDF-Formular: „ProcessExample.pdf”
Das Beispiel PDF-Formular enthält alle Standard-PDF-Formular-Elemente, um diese
beim Testen des Programms einmal ausgefüllt zu haben.
21
2.1.2 Ausfüllen des Beispiel-PDF-Formulars
Folgend wird anhand kurzer Beschreibungen der gemachten Schritte das Beispiel-
PDF-Formular mit den Daten der Beispiel-Tabellenkalkulationsdatei ausgefüllt.
Startseite
Nach dem Programmstart öffnet sich die „Startseite” des Programms. Dieses bie-
tet einen kurzen Willkommens-Text, einen Hinweis auf diese Dokumentation, das
22
Laden der Beispiel-Konfiguration sowie einen Link zur Feedback-Seite.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Weiter” in der rechten unteren Ecke gelangt
man folgend zur Seite „Datenquelle”.
Datenquelle
In diesem Schritt wird zunächst der Datenquellen-Typ „Excel” ausgewählt und fol-
gend die Excel-Datei selbst.
23
24
Nach dem die Excel-Datei geladen ist, kann man eine der darin enthaltenen Tabellen
auswählen. Es wird dann eine Vorschau der Daten innerhalb dieser Tabelle angezeigt.
Dabei werden nur die Daten angezeigt, die im korrekten Format für BulkPDF sind
und gefunden wurden.
Mit einem erneuten Klick auf „Weiter” gelangt man auf die Seite für das „PDF-
Formular”.
25
PDF-Formular
Auf dieser Seite muss zuerst eine PDF-Formular-Datei ausgewählt werden.
Nachdem eine PDF-Datei ausgewählt wurde, erscheinen eine Sammlung an allge-
meinen Daten zur Datei, eine PDF-Vorschau sowie die Tabelle zur Zuweisung der
Daten der „Datenquelle” zu den einzelnen Feldern des PDF-Formulars.
26
Hier wurde über die Schaltfläche „Bearbeiten” das „Nachname”-Feld geöffnet und
die Daten der Spalte „Nachname (Textbox)” aus der Datenquelle zugewiesen.
Nach dem Schließen des Bearbeitungsfensters zeigt sich nun in der Vorschau, dass
zur Demonstration die erste Zeile der Datenquelle genutzt wurde, um das Formu-
lar beispielhaft auszufüllen und nun in „Nachname” der Wert der ersten Zeile der
Spalte „Nachname (Textbox)” aus der Datenquelle steht.
27
Folgend wurden allen anderen Feldern ebenfalls die passenden Spalten als Daten-
quelle zugewiesen.
Nach dem die Daten den Feldern zugewiesen wurden kann mit einem Klick auf die
Schaltfläche „Weiter” der letzte Einstellungs-Schritt erreicht werden.
28
Optionen
In diesem Schritt kann der Dateiname zusammengestellt werden, in dem man Formatierungs-
Elemente, wie Daten aus einer Spalte aus der Datenquelle, Datum / Uhrzeit, usw.
dem Dateinamen-Generator übergibt. Bei jeder Änderung dieser Formatierungs-
Elemente bekommt man sofort in der darunterliegenden Vorschau anhand der er-
sten drei Dateinamen angezeigt, was die Änderung genau bewirkt.
Neben einem gut aussehenden Dateinamen wurde auch das Ausgabeverzeichnis
ausgewählt, in dem alle gleich erstellten Dateien liegen werden.
29
Mit einem Klick auf „Weiter” folgt der letzte Schritt.
Fertigstellung
Dieser Schritt bietet keine Einstellungsmöglichkeiten mehr sondern dient nur noch
der Übersicht über die gemachten Einstellungen.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Fertigstellen” unten rechts, beginnt der Ausfüll-
30
Prozess.
Nachdem alle Dateien erstellt wurden, öffnet sich automatisch der Ausgabeordner
mit den erstellten Dateien.
Die gemachte Konfiguration sollte am Ende noch gespeichert werden, damit man
zukünftig schnell auf diese wieder zurückgreifen kann ohne nochmal etwas ein-
stellen zu müssen.
31
3
Benutzeroberfläche im
Detail (GUI)
Folgend wird auf alle Elemente in jedem Fenster in der Anwendung eingegangen.
Dieses Kapitel ist nicht als „Schritt für Schritt”-Anleitung für die Anwendung angedacht,
sondern als Nachschlagewerk für unbekannte bzw. unklare Funktionen innerhalb
des Programms. Ebenfalls kann dieses Kapitel eine Übersicht über die Funktional-
itäten der Anwendung im Allgemeinen schaffen. Für einen Einstieg in die Anwen-
dung selbst schauen Sie bitte in dem Kapitel 2nach.
3.1 Startseite
Auf der Startseite finden sie folgend grundlegende Einstellungen, Software-Lizenz
bezogenes, Update-Funktionalität sowie Informationen bzgl. des Programms.
32
3.1.1 Überblick
A
E
FGH
D
BC
A Seitentitel: In dieser Leiste sind alle Seiten der Anwendung zu finden. Die
derzeitig aktive Seite wird durch einen dunkelblauen Hintergrund hervorgehoben.
Alle weiteren Seiten werden mit einem hellblauen Hintergrund dargestellt. (Die
Leiste kann auch zur Schnell-Navigation genutzt werden, indem auf die einzelnen
Seitentitel geklickt wird.)
B Lizenz: In dieser Element-Gruppe ist der derzeitige Status der Lizenz, das Ablauf-
datum dieser sowie eine Schaltfläche zum Aktivieren einer Lizenz zu finden (Siehe
dazu Kapitel 3.1.2). Der Status der Lizenz wird nach einer erfolgreichen Lizenz-
aktivierung sowie Überprüfung mit einem Haken dargestellt. Wenn ein Kreuz anstelle
des Hakens angezeigt wird, ist keine Lizenz aktiv oder keine gültige Lizenz vorhan-
den.
C Software-Version: Hier ist die derzeit installierte Softwareversion, die neuste
verfügbare Version sowie eine Schaltfäche zum Aktualisieren der Software zu finden.
Daneben ist auch eine Schaltfäche zur Auswahl des Update-Kanals zu finden. In
dem „Stabil”-Kanal ist die derzeit neuste getestete Version zu finden, während im
„Beta”-Kanal die neuste Version zu finden ist, die gegebenfalls noch unbekannte
Fehler enhält, aber die neusten Funktionen bietet.
33
D Optionen: Diese Element-Gruppe bietet derzeit nur die Auswahl der gewün-
schten Programmsprache.
E Seiten-Panel: An dieser Stelle kann das Dokumentations-Fenster (siehe Kaptiel
3.7.2) sowie rechtliche Informationen, wie Software-Lizenz-Texte, erreicht werden.
F Support: Über diese Schaltfläche kann das Support-Fenster erreicht werden
(siehe Kaptiel 3.7.1).
G Konfiguration: In der Element-Gruppe kann die derzeitige Konfiguration (Alles
was man seit Beginn der Programmsitzung geladen, eingestellt sowie geändert hat)
gespeichert werden oder eine alte, bereits erstelle Konfiguration wieder geladen
werden. (Siehe für weitere Informationen 3.1.3)
H Navigationsknöpfe: In diesem Bereich sind Schaltflächen angesiedelt, um sich
im Programm eine Programmseite vor oder auch eine Programmseite zurück zu
bewegen. Im letzten Schritt wird die Schaltfläche „Weiter” zu „Fertigstellen”, welche
die PDF-Dateien schlussendlich erstellt (siehe dazu Fertigstellungs-Seite 3.5).
3.1.2 Lizenzaktivierung
B
C
A
34
A Software-Lizenz: An dieser Stelle wird der Software-Lizenz-Code eingetragen
(bspw. F0-OB-EX-55). Nach der Eingabe muss der Knopf „Überprüfen” gedrückt
werden, damit die Gültigkeit vom Lizenz-Server geprüft werden, sowie das Verfalls-
datum der Programmschlüssels angezeigt werden kann.
B Lizenz-Information: Hier stehen die Informationen zum Programmschlüssel
bereit, die durch die Schaltfläche „Überprüfen” geladen wurden.
C Lizenz aktivieren: Sofern die Lizenz existiert, gültig und noch nicht abgelaufen
ist, kann auf diese Schaltfläche gedrückt werden, um auf dem System eine ver-
schlüsselte Lizenzdatei anzulegen, welche von nun an, auch Offline, verifiziert, dass
alle bezahlten Funktionen innerhalb des Programms genutzt werden dürfen.
3.1.3 Konfiguration: Speichern & Laden
A
BC
AEine bereits gespeicherte BulkPDF-Konfiguration.
BDateiname sowie Dateiendung der BulkPDF-Konfiguration.
CHier kann die derzeitige BulkPDF-Konfiguration gespeichert werden.
35
Verschlüsselung Wenn Passwörter für Signaturen oder von Datenverbindungen
mit der Konfiguration gespeichert werden sollen, sollte diese Konfiguration ver-
schlüsselt abgelegt werden. Für diesen Zweck kann beim speichern einer Konfig-
uration die Dateiendung „.BulkPDFEncrypted” ausgewählt werden, welche dann,
nach Angabe eines Passworts, die Datei verschlüsselt erstellt. Beim Laden einer
„.BulkPDFEncrypted”-Konfiguration wird dann wieder das Passwort zum laden abge-
fragt.
3.2 Datenquellen
In diesem Schritt werden sie dazu aufgefordert eine Datenquelle zu wählen, wie
bspw. Excel, Microsoft SQL Server, usw. Für jeden Datenquellentyp gibt es eigene
Einstellungsmöglichkeiten sowie Punkte die beachtet werden müssen. Folgend
wird auf diesen Abschnitt sowie auf die einzelnen Datenquellentypen eingegangen.
3.2.1 Überblick
A
AIn dieser Schaltfläche kann einer der derzeit unterstützten Datenquellentypen,
wie bspw. Excel, Microsoft SQL Server, usw. ausgewählt werden.
36
3.2.2 Excel / Tabellenkalkulationsdateien
BA
AAn dieser Stelle kann eine Tabellenkalkulationsdatei geladen werden. Für wei-
tere Informationen, welche Dateiformate unterstützt werden siehe Kapitel 1.3.2.
BHier muss eine der in der Tabellenkalkulationsdatei enthaltenen Tabellen aus-
gewählt werden. Es können immer nur Daten von einer einzigen Tabelle in einer
Tabellenkalkulationsdatei gleichzeitig genutzt werden.
37
C
B
A
A Tabellenkalkulation: Zu sehen ist eine ausgewählte xlsx-Datei und die aus-
gewählte Tabelle „Table1”.
B Daten-Vorschau: In der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen
Zeilen sowie der gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden
Spalten, die in den nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden kön-
nen, zur Übersicht und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
C Tabellenkalkulation-Daten-Vorschau: An der Stelle werden die 1000 ersten
erkannten Zeilen der Tabellenkalkulationsdatei angezeigt, um prüfen zu können,
ob die Datei wie gewünscht geladen wurde und die Daten erkannt wurden.
38
3.2.3 Microsoft SQL Server
B
A
A Connection string: Hier wird der „Connection string” mit dem Beispiel
„Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;Trusted_Connection=True;”
angezeigt. Für diese Datenquelle ist der „Database”-Abschnitt im „Connection string”
wichtig, da nur die Tabellen aus dieser ausgewählten Datenbank aufgelistet wer-
den.
BAuswahl der Tabelle aus der im „Connection string” gewählten Datenbank. Es
können immer nur Daten einer Tabelle gleichzeitig in dem Programm mit dieser
Datenquelle genutzt werden.
39
C
B
A
AZu sehen ist der „Connection string” und die ausgewählte Tabelle „Example”.
BIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der ge-
fundenen Spalten anzeigt. Ebenso ist eine Liste der gefundenen Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
CAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der SQL-Tabelle angezeigt,
um prüfen zu können, ob diese wie gewünscht geladen wurde und die Daten erkannt
wurden.
40
3.2.4 Microsoft SQL Server Benutzerdefinierte Abfrage
B
A
AHier wird der „Connection string” angegeben.
BAn dieser Stelle wird die SQL-Abfrage geschrieben.
D
C
B
A
41
A Connection string: Hier wird der „Connection string” mit dem Beispiel
„Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;Trusted_Connection=True;”
angezeigt. Für diese Datenquelle ist der „Database”-Abschnitt im „Connection string”
wichtig, da nur die Tabellen aus dieser ausgewählten Datenbank aufgelistet wer-
den.
BHier ist die SQL-Abfrage zu sehen.
CIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der
gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
DAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der SQL-Abfrage angezeigt,
um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde und die Daten
erkannt wurden.
3.2.5 Microsoft Access
B
A
AAn dieser Stelle kann eine Microsoft Access Datenbank-Datei geladen werden.
42
BAuswahl der Tabelle aus der der gewählten Microsoft Access Datenbank-Datei.
Es können immer nur Daten einer Tabelle gleichzeitig in dem Programm mit dieser
Datenquelle genutzt werden.
C
B
A
AZu sehen ist die ausgewählte Microsoft Access Datenbank-Datei und die aus-
gewählte Tabelle „Tabelle 1 (Kundendaten)”.
BIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der ge-
fundenen Spalten anzeigt. Ebenso ist eine Liste der gefundenen Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
CAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der Tabelle angezeigt, um
prüfen zu können, ob diese wie gewünscht geladen wurde und die Daten erkannt
wurden.
43
3.2.6 Microsoft Access Benutzerdefinierte Abfrage
B
A
AAn dieser Stelle kann eine Microsoft Access Datenbank-Datei geladen werden.
BAn dieser Stelle wird die SQL-Abfrage geschrieben.
D
C
B
A
44
AZu sehen ist die ausgewählte Microsoft Access Datenbank-Datei.
BHier ist die SQL-Abfrage zu sehen.
CIn der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der
gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden Spalten, die in den
nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können, zur Übersicht
und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
DAn der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der SQL-Abfrage angezeigt,
um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde und die Daten
erkannt wurden.
3.2.7 JSON
A
AAn dieser Stelle kann eine JSON-Datei geladen werden.
45
C
B
A
A Datei: Zu sehen ist eine ausgewählte JSON-Datei’.
B Daten-Vorschau: In der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen
Zeilen sowie der gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden
Spalten, die in den nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden kön-
nen, zur Übersicht und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
C Daten-Vorschau: An der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der
Datei angezeigt, um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde
und die Daten erkannt wurden.
46
3.2.8 XML
A
AAn dieser Stelle kann eine XML-Datei geladen werden.
C
B
A
A Datei: Zu sehen ist eine ausgewählte XML-Datei’.
47
B Daten-Vorschau: In der Element-Gruppe werden die Anzahl der gefundenen
Zeilen sowie der gefunden Spalten angezeigt. Ebenso ist eine Liste der gefunden
Spalten, die in den nächsten Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden kön-
nen, zur Übersicht und Überprüfung des korrekten Ladens der Datei dargestellt.
C Daten-Vorschau: An der Stelle werden die 1000 ersten erkannten Zeilen der
Datei angezeigt, um prüfen zu können, ob die Datei wie gewünscht geladen wurde
und die Daten erkannt wurden.
3.2.9 Tabellenkalkulation / Excel (Vertauschte Spalten und Zeilen)
Dieser Datenquellen-Typ verhält sich ähnlich dem Normalen "Tabellenkalkulation
/ Excel"-Datenquellen-Typen (siehe Abschnitt 3.2.2) mit dem Unterschied, das beim
Laden die Spalten und Zeilen vertauscht werden. Mit diesem Verhalten kann bspw.
eine Tabellenkulationsdatei geladen werden, die folgende Struktur hat:
First name Bernd Max Marie ...
Last name Mueller Mustermann Musterfrau ...
Adress Weit-Weit-Weg Mustermann Straße Mustermann Straße ...
... ... ... ... ...
3.2.10 MySQL/MariaDB Server
B
A
48
A Connection string: An dieser Stelle ist der „Connection string” mit dem Beispiel
,Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;User Id=myUsername;Password=myPassword;”
einsehbar. Der „Database”-Abschnitt im „Connection string” ist dabei von beson-
derer Bedeutung, da ausschlieSSlich die Tabellen der spezifizierten Datenbank aufge-
listet werden.
BHier findet die Auswahl der Tabelle aus der im „Connection string” spezifizierten
Datenbank statt. Beachten Sie, dass stets nur Daten einer einzelnen Tabelle gle-
ichzeitig innerhalb dieser Datenquelle genutzt werden können.
C
B
A
AHier ist der eingegebene „Connection string” und die ausgewählte Tabelle „Ex-
ample” zu sehen.
BDiese Bereich zeigt die Anzahl der identifizierten Zeilen und Spalten an. AuSSer-
dem ist eine Liste der erkannten Spalten zur Verfügung gestellt, welche in den näch-
sten Schritten zur Datenauswahl genutzt werden können.
CIn diesem Abschnitt werden die ersten 1000 Zeilen der SQL-Tabelle dargestellt.
Dies ermöglicht die Überprüfung, ob die Tabelle korrekt geladen wurde und die
Daten adäquat erkannt wurden.
49
3.2.11 MySQL/MariaDB Server Benutzerdefinierte Abfrage
B
A
AHier wird der „Connection string” eingegeben.
BAn dieser Stelle wird die SQL-Abfrage formuliert.
D
C
B
A
50
A Connection string: An dieser Stelle ist der „Connection string” mit dem Beispiel
,Server=SERVERADRESSE;Database=BulkPDFBusinessTest;User Id=myUsername;Password=myPassword;”
einsehbar. Für diese Datenquelle ist der „Database”-Abschnitt im „Connection
string” wichtig, da nur die Tabellen aus dieser ausgewählten Datenbank aufgelis-
tet werden.
BHier ist die formulierte SQL-Abfrage zu sehen.
CIn dieser Sektion werden die Anzahl der gefundenen Zeilen sowie der gefunden
Spalten angezeigt. Ebenfalls ist eine Liste der erkannten Spalten sichtbar, die in
nachfolgenden Schritten bei der Datenauswahl genutzt werden können.
DIn diesem Bereich werden die ersten 1000 Zeilen der SQL-Abfrage dargestellt.
Dies dient zur Überprüfung, ob die Abfrage wie beabsichtigt geladen wurde und
die Daten korrekt identifiziert wurden.
3.3 PDF-Formular
In diesem Schritt werden die Daten der Datenquelle den Feldern des PDF-Formulars
zugewiesen. Dies wird durch eine Live-Vorschau des PDFs mit den Daten der ersten
Zeile der Datenquelle unterstützt. Weiterhin können spezielle Felder wie bspw. QR-
Codes, Barcodes, Hyperlinks, Bilder, usw. dem PDF-Dokument hinzugefügt wer-
den.
51
3.3.1 Überblick
A
A PDF-Dateiauswahl: In dieser Element-Gruppe kann das PDF-Formular, welches
ausgefüllt werden soll, ausgewählt werden.
BD
A
C
52
ADiese Element-Gruppe zeigt die „Anzahl gefundener nutzbarer PDF-Formular-
Felder”, den Dokumenttyp bzw. das Dokumentformat (AcroForm oder XFA), das Er-
stellungsdatum sowie Änderungsdatum. Wobei Erstellungsdatum und Änderungs-
datum nur angezeigt werden, sofern diese ermittelt werden konnten.
B PDF-Vorschau: Die Gruppe an Elementen enthält die Vorschau des PDF-Formulars.
Jede Änderung an der Zuweisung der Daten zu dem PDF wird hier mit der ersten
Zeile der Datenquelle dargestellt, um ein besseres Verständnis für die gemachten
Änderungen zu bekommen. Ebenso die Gruppe Funktionalitäten, um ggf. vom Au-
toren des PDF-Formulars schlecht benannte Formularfelder hervorzuheben, damit
man erkennen kann welches Feld sich hinter dem kryptischen Namen versteckt.
(Siehe für nähere Informationen zu der PDF-Vorschau Abschnitt 3.3.2.)
C Zuweisung PDF-Formular-Feld: In dieser Tabelle werden alle in dem PDF-
Formular gefundenen Formular-Felder aufgelistet. Dabei ist die Reihenfolge ab-
hängig von der Reihenfolge in der der Autor die Formularfelder zuletzt bearbeitet
hat, was in den meisten Fällen der vertikalen Reihenfolge der Felder im PDF selbst
entspricht, aber nicht immer der Fall sein muss. Über die einzelnen Zeilen kann
die Datenzuweisung der Felder geändert werden. (Siehe für nähere Informationen
zu dieser Element-Gruppe Abschnitt 3.3.3.)
D Zusätzliche Spezialfelder: In dieser Element-Gruppe können Spezialfelder, wie
Barcodes, Hyperlinks, Bilder usw., zu dem Dokument hinzugefügt werden. Wie
auch bei den Formularfeldern, die bereits im Dokument enthalten sind, ist es möglich,
den hinzugefügten Spezialfeldern dynamisch Daten aus der Datenquelle zuzuweisen.
(Siehe für nähere Informationen Abschnitt 3.3.14.)
53
3.3.2 PDF-Vorschau
C
B
A
AAn dieser Stelle kann die automatische Aktualisierung der PDF-Vorschau bei
Änderungen der Datenzuweisung deaktiviert werden, falls dies aus Gründen der
Computerleistung notwendig erscheint. Weiterhin kann manuell die Aktualisierung
der Vorschau durchgeführt oder die Vorschau-PDF in dem im Windows hinter-
legten Standard PDF-Anzeigeprogramm geöffnet werden (Zur Änderung des Stan-
dard PDF-Anzeigeprogramms Abschnitt siehe 7.11). Ebenfalls bietet die Element-
Gruppe eine Funktion, um nach Auswahl des Namens eines Formularfeldes dieses
Feld farblich hervorzuheben. Diese Funktion ist speziell nützlich, wenn der Autor
des PDF-Formulars die Formularfelder nicht eindeutig benannt hat und nur Na-
men, wie „Textfeld 1” anstatt bspw. „KundenAnschrift” vergeben wurden.
BHier finden sich Funktionen für die PDF-Vorschau, wie z. B. Zoom, eine Suche
usw.
CHier befindet sich das Vorschau-PDF selbst. Alle Änderungen an dieser Vorschau
sind temporär und werden bei der nächsten Aktualisierung der Vorschau verwor-
fen. Sollten Sie die Vorschau unbedingt speichern wollen, dann können Sie über
die Schaltfläche „In System PDF-Viewer öffnen” gehen. Je nach Ihrem im Betriebs-
system hinterlegten Standard-PDF-Anzeigeprogramm können Sie dort die PDF-
Vorschau auf Ihrem System auf Dauer speichern.
54
3.3.3 Zuweisung von Daten zu PDF-Formular-Feldern
ABCD E F
A Feld: In dieser Spalte werden die Namen der Formularfelder angezeigt.
B Feld-Typ: Diese Spalte zeigt die Feldtypen der einzelnen Formularfelder, wie
bspw. Textfelder, Checkboxen, Radiobuttons, Comboboxen, Listboxen, usw.
C Aktueller Wert: Zeigt den aktuellen Inhalt des Formular-Feldes, wenn keine
Bearbeitung durch BulkPDF Business erfolgt.
D Daten bearbeiten: Diese Schaltfläche führt zu den einzelnen Konfigurations-
fenstern für die verschiedenen Formularfelder sowie deren unterschiedlichen Feld-
typen.
E Bearbeitet: Zeigt, ob eine Bearbeitung der Datenzuweisung in BulkPDF Busi-
ness für das Formularfeld erfolgt ist.
F Ausgewählte Daten: Diese Spalte ist eine Repräsentation der zugewiesenen
Daten.
Schreibschutz Diese Spalte zeigt an, ob ein Schreibschutz auf das Feld angewen-
det wurde.
55
Automatische Felddaten-Zuweisung Unter der normalen Zuweisungs-Tabelle gibt
es den Knopf „Automatische Felddaten-Zuweisung”. Dieser Knopf weist automa-
tisch den Feldern die passenden Spalten aus der Datenquelle zu. Dabei wird ver-
glichen, wie viele Zeichen Unterschied zwischen dem Namen des Formularfelds
und dem einzelnen Spaltennamen aus der Datenquelle existiert. Der Spaltenname
mit dem geringsten Unterschied wird dann genommen. Wie viel unterschied maxi-
mal erlaubt ist, kann in dem Textfeld „Maximal-Namens-Unterschied für Zuweisung”
neben dem Knopf festgelegt werden. Als Standardwert ist dort „2” gesetzt. Das be-
deutet, dass Beispielsweise dem Feld „Customer” die Spalte „Customa” zugewiesen
werden würde, da nur zwei Änderungen notwendig sind, um „Customer” zu „Cus-
tom” zu machen. Diese Änderungen sind das Entfernen von dem "r" am Ende des
Satzes und das Ersetzen des "e" zu einem "a". (Siehe ggf. https://de.wikipedia.
org/wiki/Levenshtein-Distanz)
Praxistipp von einem Benutzer: Wenn die automatische Zuordnung mit dem
Standardwert 2 funktioniert hat probieren Sie es gleich auch mit 1 und 0, Um zu
sehen, welche Felder eventuell nicht automatische erkannt wurden, scrollen Sie
bitte bis ans Ende der Feldliste.
3.3.4 Textbox & Allgemeine Feld-Datenauswahl
E
F
D
C
B
A
56
AHier wird der Formularfeldname sowie der Feldtyp, wie bspw. Textfelder, Check-
boxen, Radiobuttons, Comboboxen, Listboxen, usw., angezeigt.
B Schreibschutz: Mit diesem Kästchen kann der Schreibschutz für das Formula-
rfeld aktiviert werden. Dies hat zur Folge, dass dieses Feld nach der Verarbeitung
durch BulkPDF Business nicht mehr bearbeitet werden kann. Die Daten die BulkPDF
in das Feld geschrieben hat, sind damit unveränderlich festgesetzt. (Für ein Beispiel
und weitere Informationen siehe Abschnitt 3.3.7).
C Keine Datenzuweisung: Wenn diese Option genutzt wird, behält das Formular-
feld den Inhalt den es bereits besitzt.
D Datenquelle nutzen: Bei dieser Option kann eine Spalte aus der Datenquelle
ausgewählt werden. Das Feld wird dann folgend mit dem Wert aus dieser Spalte
befüllt. (Siehe für weitere Informationen Abschnitt 3.3.5).
E Konstanter Text: Diese Option erlaubt einen konstanten Text in das Formu-
larfeld einzutragen, der für alle ausgefüllten PDF-Dokumente am Ende gleich ist.
(Siehe für weiterführende Informationen Abschnitt 3.3.6).
F Schriftart: Hier kann die Schriftart des Formularfelds eingetragen werden (Siehe
dazu Abschnitt 3.7.4).
57
3.3.5 Datenquelle für Formular-Feld nutzen
A
Hier ist zu sehen, dass sich der Benutzer derzeit in dem Bearbeitungs-Fenster für
das Feld „textbox1” befindet und für dieses die Datenquelle genutzt wird (siehe A).
Für die Datenquelle ist dort die Datenquellen-Spalte „Last name” ausgewählt, was
zur Folge hat, dass das Feld mit den Daten aus dieser Spalte befüllt wird.
58
A
B
Nachdem das Bearbeitungs-Fenster geschlossen wurde aktualisiert sich automa-
tisch die PDF-Vorschau und zeigt für die geänderte Konfiguration das ausgefüllte
PDF-Formular mit den Daten der ersten Zeile der Datenquelle an. Dies sieht man
hier bei Amarkiert. Der Wert bzw. Inhalt der ersten Zeile der Spalte „Last name”
wurde dort in das Formularfeld „textbox1” gefüllt, was in diesem Fall „Mueller” ist.
Dass eine manuelle Bearbeitung des Formularfeldes in BulkPDF Business vorgenom-
men wurde ist ebenso bei Bzu erkennen, wo nun die Spalte „Bearbeitet” markiert
ist und eine Repräsentation der ausgewählten Daten zu sehen ist.
59
3.3.6 Konstanten Text für Formular-Feld setzen
BA
Die Konstante verhält sich gleich zu „Datenquelle nutzen” (siehe dafür Abschnitt
3.3.5) mit dem Unterschied, dass der Inhalt der in das Formularfeld gefüllt wird für
alle Dokumente gleich ist, unabhängig von der Datenquelle. Dies ist zu sehen bei
A, wo der Wert „Kuchen” für das Formularfeld „textbox1” eingegeben wurde. Der
konstante Wert ist im Hintergrund bei Bbereits in dem Feld zu sehen.
60
3.3.7 Schreibschutz auf einzelnen Formular-Feldern
A
B
In diesem Beispiel sieht man, dass ein Haken in dem Schreitschutz-Kästchen (A)
gesetzt und damit der Schreibschutz für das Formularfeld „textbox1” ausgewählt
wurde. Bei Bist zu sehen, dass für die Daten der konstante Text „kuchen” gesetzt
wurde.
A
B
61
AHier ist zu sehen, dass das „textbox1” Formularfeld nun nicht mehr bearbeitet
werden kann und als Inhalt des Feldes nun der konstante Text „kuchen” steht.
BBei der Repräsentation der ausgewählten Daten sieht man den konstanten Text
„kuchen”.
3.3.8 Datumsformatierung bei Formular-Feldern
Zur Erläuterung der Datumsformatierung bei Formular-Feldern wird folgend ein
kurzes Beispiel gezeigt:
A
AHier sind verschiedene Datenformate die unter andrem als Datum erkannt wer-
den zu sehen.
62
A
AFestgelegt wurde hier die Nutzung der Datenquelle mit der Tabellenspalte „Date-
time” sowie des Datums-Formatierungsfelds. Dieses Eingabefeld erlaubt ein Da-
tum und/oder eine Uhrzeit als gewünschte Formatierung der Daten festzulegen.
Für die genauen möglichen Werte findet man eine Tabelle in Abschnitt 6.4. Bitte
beachten Sie die Groß und Kleinschreibung, da bspw. „MM” für Monat steht und
„mm” für Minute.
A
63
ADer Formatierung „dd.MM.YYYY” entsprechend steht in dem PDF-Textfeld das
Datum ohne Uhrzeit im deutschen Format.
3.3.9 Checkbox
A
B
AHier wird der Formularfeld-Name „checkbox” und der Formularfeld-Typ „Check-
box” angezeigt.
B Datenquelle: Im Vergleich zu beispielsweise Textfeldern (siehe Abschnitt 3.3.4)
ist hier kein konstanter Wert als Text verfügbar, sondern ein Kontrollkästchen, welches
genauso funktioniert. Bei der Datenquelle ist darauf zu achten, dass in der Spalte
Werte verwendet werden, die von BulkPDF Business zu einem „Ja / Nein” bzw.
„Wahr / Flasch” Wert umkonvertiert werden können. (Siehe für akzeptierte Werte
Abschnitt 1.4.2)
64
3.3.10 Radiobuttons
A
B
AHier wird der Formularfeld-Name „radiobutton” und der Formularfeld-Typ „Ra-
dioButton” angezeigt.
B Datenquelle: Wie beispielsweise bei Textfeldern (siehe Abschnitt 3.3.4) kann
eine Datenquelle, ein konstanter Wert oder kein Wert gewählt werden. Zur Auswahl,
welcher der Radio-Buttons einer „RadioButton”-Gruppe ausgewählt werden soll,
muss eine Zahl angegeben werden. Die erste Box ist der Wert „1”, die zweite der
Wert „2” und so weiter.
65
3.3.11 Listbox
A
B
AHier wird der Formularfeld-Name „listbox” und der Formularfeld-Typ „ListBox”
angezeigt.
B Datenquelle: Wie beispielsweise bei Textfeldern (siehe Abschnitt 3.3.4) kann
eine Datenquelle, ein konstaner Wert oder kein Wert gewählt werden. Weiterhin
steht als Möglichkeit der Punkt „Felddaten als Konstante” zur Verfügung, in dieser
Auswahl kann ein Wert selektiert werden, welcher vom Ersteller des PDF-Formulars
für diese „ListBox” angedacht war und als Auswahl für diese im PDF enthalten ist.
Der ausgewählte Wert verhält sich dann genauso, wie ein selbst geschriebener Text
im Punkt „Konstanter Text”. Der Wert ist damit für alle erstellten PDF-Formulare
gleich.
66
3.3.12 Combobox
A
B
AHier wird der Formularfeld-Name „combobox” und der Formularfeld-Typ „Com-
boBox” angezeigt.
B Datenquelle: Die Datenquellen-Auswahl bei der „ComboBox” verhält sich gle-
ich zu der „ListBox”, siehe dazu Abschnitt 3.3.11.
3.3.13 Barcodes im Allgemeinen
Unter dem Menüpunkt „Zusätzliche Spezialfelder” stehen eine Reihe von Barcodes,
die in den PDF-Formularen verwendet werden können, zur Verfügung. Darunter
sind bspw. QR, DataMatrix, PDF417, EAN8, EAN13, Codabar, Code11, Code39,
Code93, Code128[A,B,C], GS1-128 sowie UPC. Jeder dieser Barcodes hat eine eigene
Oberfläche, die für den Barcode spezifisch ist mit eigenen Einstellungsmöglichkeiten,
aber der in Kapitel 3.3.14 vorgestellten QR-Code-Oberfläche ähnelt.
67
3.3.14 QR-Code
D
A
C
B
AHier wird der Feld-Typ „PdfQRBarcode” angezeigt.
B Optionen (Breite, Höhe & Position): Hier können für den QR-Code die Brei-
te und Höhe eingestellt werden, sowie die Seite, auf der der Barcode dargestellt
werden soll, und die Position auf der Seite. Zur Festlegung der Position wird der
Abstand zum 0-Punkt (der linken oberen Ecke der PDF-Seite) angegeben. Der Ab-
stand zu dem 0-Punkt wird beim QR-Code ebenfalls an der linken oberen Ecke des
QR-Codes gemessen. Für die optimale Positionsfindung, muss derzeit schlicht mit
den Werten etwas gespielt werden, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wo bspw.
ein Wert von 100 auf der X-Position im PDF liegt.
C Optionen (Spezielle Einstellungsmöglichkeiten): An dieser Stelle werden Op-
tionen gezeigt, die speziell für einen Barcode-Typ sind, wie bspw. hier die „Quiet-
Zone”, „XDimension” und das „ErrorCorrectionLevel”.
D Datenquelle: Die Datenquellen-Auswahl verhält sich ansonsten wie die bei
einem „Textfeld”, siehe dazu Abschnitt 3.3.4. Der Unterschied liegt nur in der Nutzung
der Daten, da diese an das Feld übergebenen Daten zu dem Barcode konvertiert
werden.
68
A
B C D E F
ADer QR-Code auf dem PDF-Formular mit den Werten Breite „100”, Höhe „100”,
Seite „1”, X-Position „100” sowie Y-Position „100”.
B Feldtyp: In diesem Fall „PdfQRBarcode”.
C Seite: Nummer der PDF-Formular-Seite auf der der Barcode angezeigt werden
soll.
D Position: Hier ist die Position in Kurzform zu sehen.
E Beschreibung: Hier ist eine Kurzbeschreibung des Feldes zu sehen.
FAn dieser Stelle kann das Spezialfeld bearbeitet oder auch wieder gelöscht wer-
den.
69
3.3.15 Hyperlink
C
B
A
A Optionen: Hier kann die Seite und die Position auf der der Hyperlink angezeigt
werden soll eingestellt werden.
B Text: Hier kann der Text für den Hyperlink eingestellt werden. Die Datenquellen-
Auswahl verhält sich ansonsten wie die bei einem „Textfeld”, siehe dazu Abschnitt
3.3.4.
C URL: Hier kann die URL bzw. Webadresse auf die der Hyperlink verweist eingestellt
werden.
70
3.3.16 Bild
B
A
A Optionen: Hier kann die Breite und Höhe eingestellt werden, sowie die Seite,
auf der das Bild dargestellt werden soll, und die Position auf der Seite. Zur Fest-
legung der Position wird der Abstand zum 0-Punkt (der linken oberen Ecke der
PDF-Seite) angegeben. Der Abstand zu dem 0-Punkt wird beim Bild ebenfalls an
der linken oberen Ecke des Bildes gemessen. Für die optimale Positionfindung,
muss derzeit schlicht mit den Werten etwas gespielt werden, um ein Gefühl dafür
zu bekommen, wo bspw. ein Wert von 100 auf der X-Position im PDF liegt.
B Datenquelle: Bild-Felder nehmen als Daten Dateipfade zu einem Bild an. Dabei
werden verschiedene Bilddateiformate, wie bspw. PNG unterstützt. Die Datenquellen-
Auswahl verhält sich ansonsten wie die bei einem „Textfeld”, siehe dazu Abschnitt
3.3.4. Zusätzlich gibt es den Schnellauswahl-Knopf zum Auswählen eines Bilder für
einen konstanten Dateipfad.
71
3.3.17 Dateianhang
A
ADateianhangs-Felder nehmen als Daten Dateipfade an. Die Datenquellen-Auswahl
verhält sich ansonsten wie die bei einem „Textfeld”, siehe dazu Abschnitt 3.3.4.
Zusätzlich gibt es den Schnellauswahl-Knopf zum Auswählen einer Datei für einen
konstanten Dateipfad.
3.4 Optionen
In diesem Schritt werden die Dateinamens-Generierung festgelegt, in dem Dateinamen-
Formatierungs-Elemente aneinander gereiht werden, sowie das Ausgabeverzeich-
nis für die ausgefüllten PDF-Dateien festgelegt. Weiterhin stehen optionale Optio-
nen zur Verfügung, wie ein globaler Schreibschutz, Datei-Kompression, Datenquellen-
Zeilen-Auswahl, sowie Schriftarten- und PDF-Signatur-Einstellungen.
72
D
C
B
A
H
EFG
I
A Dateiname: In dieser Tabelle sind alle Dateinamen-Formatierungs-Elemente
aufgeführt, die in absteigender Reihenfolge den generierten Dateinamen bilden.
B Dateinamen-Formatierungs-Elemente: Diese Element-Gruppe erlaubt der Dateinamen-
Formatierungs-Element-Tabelle auf der linken Seite weitere Elemente hinzuzufü-
gen.
CIn dieser Vorschau werden die auf Basis der Formatierungs-Elemente gener-
ierten Dateinamen angezeigt.
D Ausgabe: Hier wird der Ausgabe-Order festgelegt, in dem am Ende des Prozesses
alle ausgefüllten Dokumente hinzugefügt bzw. gespeichert werden sollen.
E Globaler Schreibschutz: Die Option erlaubt mit einem einzigen Klick alle PDF-
Formular-Felder auf Schreibgeschützt zu setzen, damit keine weitere Bearbeitung
an diesen durchgeführt werden kann.
F Datei-Kompression: Diese Option aktiviert die maximal mögliche Kompres-
sion auf den erstellten PDF-Dateien. Diese Option zum Speicherplatz sparen ist
insbesondere sehr nützlich, wenn geplant ist, die PDF-Dateien per Mail zu versenden.
73
G Zeile zu Dokument: Dieses Feld erlaubt die Eingrenzung der Zeilen der Daten-
quelle, die zu ausgefüllten Dokumenten werden sollen. Die Syntax ist dabei ent-
weder das Komma-separierte Schreiben der einzelnen Datenquellen-Zeilen (Bsp.
3,5,6,8) oder die Auswahl eines Bereiches mittels des Minus-Zeichens (Bsp. 32-48).
Beide Methoden können kombiniert werden (Bsp. 4-9,34,42-45,56).
H Schriftart: In dieser ausklappbaren Element-Gruppe kann die Schriftart für
alle Felder festgelegt werden.
I Signatur: In dieser ausklappbaren Element-Gruppe kann für das Dokument
eine digitale Signatur festgelegt werden.
Passwortschutz (Dokument anzeigen): In dieser ausklappbaren Element-Gruppe
kann für jedes PDF eigens ein Passwort über die Datenquelle gewählt werden oder
für alle Dokumente ein konstantes Passwort. Das Passwort muss beim öffnen des
PDF-Dokuments eingegeben werden, um es zu entschlüsseln und anschauen zu
können.
Passwortschutz (Dokument bearbeiten): In dieser Option kann ein Passwort fest-
gelegt werden, das erforderlich ist, um das PDF-Dokument bearbeiten zu können.
Das bedeutet, dass der Zugriff auf Bearbeitungsfunktionen wie das Ändern von In-
halten, das Ausfüllen von Formularen oder das Hinzufügen von Anmerkungen nur
dann möglich ist, wenn das richtige Passwort eingegeben wird.
Es gibt verschiedene Berechtigungsstufen, die festgelegt werden können, um den
Zugriff auf bestimmte Bearbeitungsfunktionen zu beschränken. Dazu gehören:
•Drucken: Es kann verhindert werden, dass das Dokument gedruckt wird,
oder es kann nur der Druck in niedriger Qualität erlaubt sein.
•Inhalt bearbeiten: Die Bearbeitung des Inhalts kann vollständig untersagt
werden, sodass weder Text noch Grafiken geändert werden können.
•Kopieren von Inhalten: Es kann verboten werden, dass der Text oder andere
Inhalte aus dem PDF kopiert werden.
•Anmerkungen bearbeiten: Die Berechtigung, Kommentare oder Anmerkun-
gen hinzuzufügen oder zu bearbeiten, kann ebenfalls eingeschränkt werden.
•Formularfelder ausfüllen: Es kann festgelegt werden, dass Formularfelder
zwar sichtbar sind, aber nicht ausgefüllt werden können.
•Zugänglichkeit: Das Kopieren von Inhalten für Barrierefreiheitszwecke (Ac-
cessibility) kann verboten werden.
74
•Dokument zusammenstellen: Es kann verhindert werden, dass das Doku-
ment aus verschiedenen Quellen zusammengesetzt wird.
•Drucken in hoher Qualität: Es kann untersagt werden, das Dokument in ho-
her Qualität zu drucken, sodass nur der Druck in niedriger Auflösung erlaubt
ist.
Diese Berechtigungen sind jedoch nur wirksam, wenn auch tatsächlich ein Pass-
wort gesetzt wurde. Ohne ein Passwort haben die festgelegten Einschränkungen
keine Wirkung und das Dokument kann von jeder Person, die darauf zugreift, ohne
Einschränkungen bearbeitet werden.
AB C D
IJ
H
G
F
E
AHier sind die Optionen um ein Formatierungs-Element in der Reihenfolge eine
Position nach oben oder unten zu setzen. Ebenfalls ist eine Schaltfläche zum Ent-
fernen des Elements vorhanden.
B Formatierungs-Element: In dieser Spalte wird die Element-Art genannt, wie
bspw. „Datenquelle” oder „Konstante”.
C Daten: Hier sieht man eine Repräsentation der Daten des gewählten Formatierungs-
Elements.
D Daten-Vorschau: Diese Spalte zeigt die eine Daten-Vorschau die abhängig von
der Element-Art ist. Bei einer Datenquelle werden dort bspw. die Daten der ersten
75
Zeile dieser Datenquellen-Spalte angezeigt. Bei Konstanten wiederum einfach der
konstante Text selbst.
E Konstante: Eine Konstante ist ein konstanter Text, der für jedes PDF-Formular
gleich ist.
F Datenquelle: Die Datenquelle unterscheidet sich für jedes PDF-Formular und
ist abhängig von den Daten die in der jeweiligen Zeile der Datenquelle stehen.
G Zeilennummer: Diese Nummer ist die Zeilennummer der Datenquelle.
H Datum / Uhrzeit: Dieses Formatierungs-Element erlaubt ein Datum und/oder
eine Uhrzeit in der gewünschten Formatierung dem Dateinamen hinzuzufügen.
Für die genauen möglichen Werte findet man eine Tabelle in Abschnitt 6.4.
I Dateinamen-Vorschau: In dieser Vorschau werden anhand der ersten drei Zeilen
einer Datenquelle Dateinamen generiert.
J Liste aller weiteren Dateinamen: Unter dieser Schaltfläche können alle Dateina-
men die generiert werden würden vorab gesichtet werden.
AB
In diesem Fenster sind alle Dateinamen zu sehen, welche anhand der Datenquelle
generiert werden würden. In der ersten Spalte (A) sieht man die Zeilennummer der
Datenquelle und in der zweiten Spalte (B) sieht man den generierten Dateinamen.
76
3.5 Fertigstellung
Auf dieser letzten Seite der Anwendung sieht man übersichtlich nochmal die gemachten
Einstellungen sowie die Auflistungen aller Dateien die folgend generiert werden
würden. Ebenfalls kann man einzelne Dateien als Vorschau bereits generieren lassen.
AB
C
A Vorschau: In dieser Vorschau werden die gemachten Einstellungen sowie die
Auflistung aller Dokumente angezeigt, die nun generiert werden würden.
B Fertigstellung: In dieser Tabelle werden folgend die erstellten PDF-Dokumente
aufgelistet.
C Fertigstellen: Diese Schaltfläche generiert, den gewählten Einstellungen entsprechend,
die ausgefüllten PDF-Formular-Dateien. Nach Abschluss der Verarbeitung der PDF-
Dateien wird der Ausgabeordner automatisch geöffnet.
77
A
In der Fertigstellungs-Tabelle (A) sind die generierten Dateien mit Ihrer Zeilen-
nummer sowie dem Dateipfad angezeigt. Die grüne Farbe sowie das Fehlen einer
Fehlerinformation zeigt an, dass alle Dokumente erfolgreich erstellt werden konn-
ten. Über die Augen-Schaltfläche kann das Dokument angezeigt werden. Sofern
eine Fehlerinformation angezeigt wird, führt einen der Klick auf die Augen-Schaltfläche
für die fehlerhafte Zeile in das vorausgefüllte Supportfenster mit einer genaueren
Fehlermeldung, sowie der Möglichkeit direkt den Support zu kontaktieren.
78
A
B
C
In diesem Screenshot ist beispielhaft dargestellt, dass die Zeilennummer „1” und
„5” mittels der Schaltflächen in Aund Bals Vorschau-Dateien bereits generiert
wurden. Diese beiden Zeilen wurden erfolgreich erstellt und in der Fertigstellungs-
Tabelle in Ceingepflegt.
79
A
B
In diesem Screenshot sieht man das Fortschrittsfenster, welches nach dem Klicken
auf die „Fertigstellen”-Schaltfläche erscheint. In Awird vorne die Nummer der
Datei die derzeit erstellt wird angezeigt und dahinter die Anzahl aller Dateien. B
zeigt den Dateinamen der Datei die derzeit ausgefüllt wird.
3.6 E-Mail-Entwurfsgenerator
Nach Fertigstellung der PDF-Dateien gibt es noch die Möglichkeit sich den weit-
eren Schritt E-Mail-Entwurfsgenerator hinzuzufügen. Dieser ermöglicht E-Mails
mit den zuvor generierten PDF-Dateien zu erstellen und diese gleich anzuhän-
80
gen. Diese E-Mails werden nicht sofort Versand sondern als Dateien im E-Mail-
Dateiformat ”.EML” oder ”.MSG” abgespeichert. Über E-Mail Programme, wie Mi-
crosoft Outlook oder Thunderbird, können diese Dateien als E-Mail-Entwürfe geöffnet
werden und ggf. sofort abgeschickt werden. Folgend wird auf die Benutzerober-
fläche des E-Mail-Entwurfsgenerator eingegangen, die Optionen sowie explizit auf
die Möglichkeiten der Formatierung der E-Mails.
A
B
AIn dem PDF-Fertigstellungs-Schritt fügt der Knopf „E-Mail-Entwurfsgenerator
öffnen” den zusätzlichen Schritt „E-Mail-Enwurfsgenerator” hinzu.
BDer Schritt kann nach dem Erstellen immer wieder über den Knopf „E-Mail-
Enwurfsgenerator öffnen” oder mit einem Klick auf den Schritt in der Schritt-Übersicht
erreicht werden.
81
AC
B
AHier findet die Datenzuweisung zum E-Mail-Entwurf statt. Wobei in dieser
Grafik nur Absender, Empfänger, Empfänger CC, Empfänger BCC, Betreff und die
Wichtigkeit dargestellt werden.
Zu Empfänger, Empfänger CC sowie Empfänger BCC gibt es die Notation zum aus-
füllen dieser Felder zu beachten. Eine E-Mail-Adresse wird nämlich nur erkannt,
wenn diese wie folgt geschrieben wird ”support@bulkpdf.de<Support Team>”. Zuerst
kommt bei der Notation die E-Mail-Adresse gefolgt von einem „<”, dann dem Anzeige-
namen und schlussendlich einem „>”. Wenn mehrere E-Mail-Adressen angeschrieben
werden sollen müssen die Adressen mit einem "|" voneinander getrennt werden.
Also beispielsweise wie folgt:
”support@bulkpdf.de<Support Team>|julien.bartels@bulkpdf<Julien Bartels>”
Für den Betreff gibt es die Besonderheit, dass man mit der Notation Datenquelle-
Spaltenname innerhalb eines Text auf Spalten derselben Zeile aus der Datenquelle
verweisen kann. Das Programm ersetzt diese durch ”{” und ”}” umschlossenen
Spaltennamen dann durch die Daten, wie im Beispiel zu sehen ist, wo der Text
”Derzeitige postive Entwicklungen in {Ort}” zu ”Derzeitige postive Entwicklungen
in Berlin” in der Vorschau wird. (Die Auflösung von umklammerte Texte zu Daten
kann mit verhindert werden in dem ”{” und ”}” escaped werden mit einem vo-
ranstehenden ”\” [Beispiel: \{Test\}]. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn
82
man HTML mit CSS in der E-Mail verwenden möchte.)
Bei der Wichtigkeit wird StandardmäSSig von „Normal” ausgegangen. Man kann
aber den Wert auch ändenrn, wobei eine 0 für „Nicht Wichtig”, eine 1 für „Normal”
und eine 2 für „Wichtig” steht.
BHier sieht man die Vorschau der Daten die in dem A sichtbaren Elementen
gesetzt wurden. Für die Daten wird, wie zuvor für die PDF-Vorschau auch, die erste
Zeile der Datenquelle herangezogen.
CHier sieht man das Fertigstellungs-Gruppenelement der E-Mail-Entwürfe. Dort
kann man den Datentypen für die E-Mail-Entwürfe auswählen und mit dem Knopf
„E-Mails generieren” die Dateien erstellen. Diese werden dann, ähnlich wie zuvor
auch schon die PDF-Dateien, in der Tabelle grün unterlegt bei erfolgreichen aus-
füllen dargestellt und bei einem Fehler rot unterlegt.
A
B
AHier finden Einstellungen zu der generierten PDF-Datei, Datei-Anhänge sowie
Inhalt in Text und/oder HTML statt. Für die generierte PDF-Datei kann man entschei-
den, ob man diese an der E-Mail angeheftet haben möchte. Für die Datei-Anhänge
gibt es wieder eine Notation, bei der man mehrere Pfade mit einem ”|” trennen
muss, also z.B. "C:\\report.ppt|D:\\Rezepte\\Apfelkuchen.pdf”. Für die Pfade
für die Datei-Anhänge sowie für den Inhalt in Text und HTML können wie zuvor
bereits für den Betreff wieder die Notation mit ”{” und ”}” genutzt werden, um
83
Daten mittels den Spaltennamen aus der jeweiligen Zeile einzufügen (Siehe dafür
den Unterschied zwischen dem E-Mail-Textinhalt in A und B).
BHier sieht man die Vorschau der Daten die in dem Asichtbaren Elementen
gesetzt wurden. Für die Daten wird, wie zuvor für die PDF-Vorschau auch, die erste
Zeile der Datenquelle herangezogen. So wurden im dem gewählten gewählten E-
Mail-Textinhalt die mit Klammern umschlossenen Spaltennamen der Datenquelle
mit den jeweiligen Daten der Zeile ersetzt.
A
B
Für HTML-Inhalt (siehe A) gilt, dass dieser automatisch ohne die HTML-Tags auch
in den Textinhalt (siehe B) geschrieben wird, wenn kein Textinhalt spezifiziert wird.
3.7 Sonstiges
Es folgen sonstige Fenster innerhalb der Anwendung die nicht einem bestimmten
Programm-Schritt zugeordnet werden können.
84
3.7.1 Support-Fenster
A
B
C
AIn diesem Bereich kann eine Mitteilung für den Support verfasst werden.
BDieser Bereich enthält die technische Fehlermeldung.
CHier wird ein Support-Code angezeigt, welcher anhand der Software-Lizenz
generiert wurde.
85
3.7.2 Dokumentation-Fenster
A
B
C
AAn dieser Stelle stehen Funktionen, wie Zoom, Seiten-Wechsel usw. zur Verfü-
gung.
BHier wird die Dokumentation selbst angezeigt.
CMit dieser Schaltfläche kann die Dokumentation im systemeigenen PDF-Anzeigeprogramm
geöffnet werden.
86
3.7.3 Fehler-Fenster (Exception)
A
B
C
AHier wird die Fehlermeldung angezeigt.
BAn dieser Stelle ist das komplette Log seit dem Programmstart eingebettet.
CIn dieser Textbox steht der Support-Code, welcher anhand der Software-Lizenz
generiert wurde.
3.7.4 Schriftart-Auswahl & Schriftfarben-Auswahl
Bei der Schriftarten-Auswahl kann auch über die Schriftart Bold und Kursiv eingestellt
werden. Beispielsweise existiert in den Windows-Schriftarten für Arial die nor-
male "arial.ttf", aber auch die "arialb.tff" für Bold sowie die "ariali.tff" für Kursiv.
F
A
D
C
B
E
ADies ist die Standard-Schrift.
87
BIn BulkPDF-Business enthaltene Schriftarten, welche für weitestgehend alle Zeichen-
systeme Weltweit eine passende Schriftart enthält. Die Auswahl lässt sich einschränken
durch die Kompatibilität-Suche. Diese funktioniert indem man bspw. die chinesis-
chen Zeichen eingibt, die die Schriftart unterstützten muss.
CDie in Ihrem Windows enthaltene Schriftarten. Ebenfalls mit der Kompatibilität-
Suche, wie bei den enthaltenen Schriftarten.
DHier kann eigene Schriftart-Datei gewählt werden.
EAn dieser Stelle kann die Schritgröße eingestellt werden
FIn diesem Element kann die Schriftfarbe eingestellt werden, sowie ggf. auch
wieder zurückgesetzt werden, auf das Standard-Schwarz.
3.7.5 Weitere Funktionalitäten
A
Alle Dokumente zusammenführen und Standard-PDF-Viewer öffnen Diese Funk-
tion ist beispielsweise für einen Massendruck gedacht. Wenn alle PDF-Dateien
gleich physisch gedruckt werden sollen, können diese mit dieser Funktion zu einer
einzigen Datei zusammengelegt werden und dann bspw. mittels Adobe Acrobat
mit einem einzigen Druckauftrag gedruckt werden.
88
4
Kommandozeile (BulkPDF-
Business-Console)
Neben der grafischen Anwendung existiert noch die Konsolenanwendung „BulkPDF-
Business-Console.exe” im Installationsordner. Für die Kommandozeilenfunktion
kann man sich einfach über die GUI eine Konfiguration anlegen, welche man am
Ende speichert. Die Konfiguration kann später einfach per GUI oder mittels Text-
Editor geändert werden, da es sich bei BulkPDF-Dateien um Text-Dateien handelt.
4.1 Parameterliste
Folgend eine Auflistung aller verfügbaren Parameter, die in beliebiger Reihenfolge
einzeln oder auch im Verbund genutzt werden können:
90
Parameter Beschreibung
"C:\PATH\Config.BulkPDF" Eine Konfigurationsdatei aus der
grafischen Anwendung wird immer benötigt.
wait Hält die Konsole offen, um sich
die Ausgabe anschauen zu können.
ignoreErrors
Bringt das Programm dazu Fehler zu ignorieren
und so viel auszufüllen, wie unter
den Bedingungen möglich ist.
overwriteSpreadsheetFilePath
"C:\PATH\new.xlsx"
Überschreibt den Pfad zu
der Tabellenkalkulations-Datei.
overwritePDFSourceFilePath
"C:\PATH\new.pdf" Überschreibt den Pfad zu der PDF-Quellen-Datei.
overwriteOutputFolderPath
"C:\PATH"
Überschreibt den Pfad des Ausgabeverzeichnisses.
(Achtung: Am Ende darf kein \stehen, sonst
wird das " nicht erkannt und es kommt zu einem
Fehler, wie "Die Syntax für den Dateinamen,
Verzeichnisnamen oder die
Datenträgerbezeichnung ist falsch")
overwriteSelectedTableName
"NewTableName"
Überschreibt den Tabellennamen, von dem die
Daten bezogen werden sollen.
useAutoMappingForFieldData
2
Versucht allen Formularfeldern ohne bisher
zugewiesenen Daten eine Spalte aus der
Datenquelle automatisch zu zuweisen.
Nimmt eine Zahl für die erlaubte
Levenshtein-Distanz zwischen
Formularfeldnamen und Spaltennamen an.
emailGeneration
Führt nach der Erstellung der PDFs die
E-Mail-Generierung nach den Angaben in
der Konfigurationsdatei aus.
91
4.2 Ausgaben der Konsolenanwendung
A
In diesem Screenshot sieht man die Ausgabe, wenn keine Programm-Argumente
zum Aufruf der „BulkPDF-Business-Console.exe” mitgegeben wurden. Bei Asieht
man die Programm-Version, darunter sieht man eine Hilfestellung, wie die Programm-
Argumente bzw. Parameter zur Ausführung einer Konfiguration aussehen. Neben
dem Pfad zur BulkPDF-Konfigurationsdatei kann zusätzlich noch „wait” mitgegeben
werden, um die Konsole offen zu halten, um sich die Ausgabe anzuschauen. Ebenso
gibt es noch weitere Parameter die zuvor tabellarisch aufgezählt wurden. Folgend
ein paar Beispiele, wie man die Konsolenanwendung aufrufen kann:
1BulkPDF-Business-Console.exe "C:\PATH\Config.BulkPDF"
2...
3BulkPDF-Business-Console.exe "C:\A\Config.BulkPDF" wait
4...
5BulkPDF-Business-Console.exe "C:\B\Config.BulkPDF" ignoreErrors
6...
7BulkPDF-Business-Console.exe "C:\Config.BulkPDF" wait ignoreErrors
8...
92
A
BCDE
A Support-Code: Die Zeile zeigt den Support-Code bei gültiger geladener Lizenz
und den Text „Demo”, wenn keine gültige Lizenz vorliegt. Den Code bitte in Support
E-Mails in den Betreff hinzufügen.
B File: Pfad zum ausgefüllten neu erstellten PDF-Formular.
C Message: Enthält bei Fehlern einen Fehlertext und im Normalfall den Wert
„null”.
D RowID: Gibt die Zeilen-Nummer der genutzten Datenquelle für das jeweilige
ausgefüllte PDF-Formular aus.
E Succeed: Gibt an, ob das Ausfüllen erfolgreich war. („true” / „false”)
93
A
Bei Aist die Meldung zu sehen, die erscheint, wenn alle PDFs erfolgreich ausgefüllt
erstellt werden konnten.
A
Bei Aist die Meldung (”Finished with error”) zu sehen, die erscheint, wenn nicht
alle PDFs erfolgreich ausgefüllt erstellt werden konnten. Der Fehler muss dann in
den Zeilen darüber gesucht werden. Auch zu erwähnen ist, dass der Exit-Code der
Konsolenanwendung 0 bei keinen Fehlern ist und 1, wenn mindestens ein Fehler
aufgetreten ist und damit mindestens 1 PDF-Datei nicht erstellt werden konnte.
94
Also kann man bspw. in einer Batch-Datei auf %errorlevel% prüfen, ob es Fehler
gab.
B
A
A Support-Code: Den Code bitte in Support E-Mails in den Betreff hinzufügen.
BHier ist der Fehler-Text in „Message” zu sehen, der ggf. als Kopie an den Support
gesendet werden kann.
95
5
Konfigurationsdateien
Diese Datei ist kodiert im JSON-Format[5], für Menschen einigermaßen lesbar und
kann ggf. manuell mit jedem beliebigen Text-Editor bearbeitet werden. Zur Ana-
lyse der Funktionsweise und Möglichkeiten kann die Beispiel-Konfiguration (siehe
Abschnitt 2.1) herangezogen werden.
5.1 Relative Pfade
In der Konfigurations-Datei können relative Pfade[6] genutzt werden. Umgebungsvari-
able, wie bspw. %USERPROFILE%, werden durch BulkPDF Business aufgelöst. Fol-
gend aus der Beispiel-Konfiguration (siehe Abschnitt 2.1) relative Pfade, die für die
Datenquelle, das PDF-Formular sowie das Ausgabeverzeichnis genutzt werden:
1...
2"DataSource":{
3"$id":"40",
4"$type":... ,
5"filePath":".\\ProcessExample.xlsx"
6},
7...
96
1...
2"PDFSource":{
3"$id":"48",
4"$type":... ,
5"Author":"",
6"CreationDate":"2021-12-01T14:14:19",
7"Creator":... ,
8"IsXfa":false,
9"Keywords":"",
10 "ModificationDate":"2021-12-03T19:14:42",
11 "Producer":... ,
12 "Subject":"",
13 "Title":"",
14 "SourceFilePath":".\\ProcessExample.pdf"
15 },
16 ...
1...
2"OutputPath":"%USERPROFILE%\\Downloads",
3...
5.2 Beispiel-Auszüge aus einer Konfigurations-Datei
Folgend ein paar Beispiel-Auszüge, ausgenommen ”DataSource” und ”PDFSource”,
da diese bereits behandelt wurden.
97
5.2.1 NormalFields
1...
2"NormalFields":[
3{
4"$id":"2",
5"$type":... ,
6"FieldType":"TextBox",
7"CurrentValue":"",
8"FieldSetableOptions":{
9"$id":"3",
10 "$type":... ,
11 "ValueSource":{
12 "$id":"4",
13 "$type":... ,
14 "Constant":"",
15 "DataSource":"Vorname"
16 },
17 "WriteProtection":false
18 },
19 "HasBeenEdited":true,
20 "Name":"Vorname",
21 "Preview":"Vorname"
22 },
23 ...
98
5.2.2 SpecialFields
1...
2"SpecialFields":[
3{
4"$id":"32",
5"$type":... ,
6"barcode":{
7"$id":"33",
8"$type":...QRBarcode... ,
9"Version": 1,
10 "ErrorCorrectionLevel": 7,
11 "InputMode": 2,
12 "Size":"100, 100",
13 ...
5.2.3 Globale Optionen
1...
2"RowIndexesWhichShouldBePrinted":[],
3...
4"Compression":false,
5...
6"GlobalWriteProtection":false,
7...
8"OutputPath":"%USERPROFILE%\\Downloads",
9...
10 "SelectedTableName":"Tabelle1 (Kundendaten)"
11 ...
99
5.2.4 FilenameGenerator
1...
2"FilenameGenerator":{
3"$id":"41",
4"$type":... ,
5"FilenameParts":[
6{
7"$id":"42",
8"$type":... ,
9"Preview":"17.12.2021",
10 "Type":"Datum / Uhrzeit",
11 "Data":"dd.MM.yyyy",
12 "Identifer": 8
13 },
14 ...
100
101
5.2.5 E-Mail
1...
2"Letter":{
3"$id":"52",
4"$type":...,
5"FileType": 0,
6"Sender":{
7"$type":...,
8"Constant":"julien.bartels@bulkpdf.de<Julien Bartels>"
9},
10 "Subject":{
11 "$type":...,
12 "Constant":"Derzeitige postive Entwicklungen in {Ort}"
13 },
14 "Draft":true,
15 "RecipientsTo":{
16 "$type":...,
17 "Constant":"support@bulkpdf.de<Support-Team>"
18 },
19 "RecipientsCC":{
20 "$type":...
21 },
22 "RecipientsBCC":{
23 "$type":...
24 },
25 "BodyText":{
26 "$type":...,
27 "Constant":"Sehr geehrter Herr {Nachname (Textbox)},\r\n\r\n
28 die derzeitigen Entwicklungen in {Ort} sehe ich als äuerst
29 postiv. Anbei die Dokumente diesbezüglich.\r\n\r\n
30 Mit freundlichen Grüen"
31 },
32 "BodyHTML":{
33 "$type":...
34 },
35 "LetterImportanceValueSource":{
36 "$type":...,
37 "Constant":"2"
38 },
39 "AddAttachmentsGeneratedPDFFilePath":true,
40 "AttachmentsAdditionalsFilePaths":{
41 "$type":...,
42 "Constant":".\\ProcessExample.pdf"
43 }
44 }
45 ...
102
6
Tipps und Tricks
Eine kleine Auswahl von Tipps und Tricks, die Ihnen bei der Erstellung von PDF-
Dokumenten helfen können.
6.1 PDF-Formulare mit PDFescape erstellen oder reparieren
Zum Erstellen und Reparieren von öffentlichen PDF-Formularen empfiehlt sich
https://www.pdfescape.com/. Ggf. hilft es bei manchen PDF-Formularen bere-
its die PDF einmal hochzuladen und gleich wieder runterzuladen, damit das PDF
wieder kompatibel mit den gängisten PDF-Readern ist.[4]
6.2 PDF-Formulare mit LibreOffice / OpenOffice Writer erstellen
Bei LibreOffice handelt es sich um eine Zusammenstellung von Bürosoftware. Die
Software ist komplett kostenlos, kompatibel zu Microsoft Office und steht unter
http://www.libreoffice.org/ zum Download zur Verfügung. Die Software bi-
etet die Möglichkeit der Erstellung von PDF-Formularen an.[3] Wie dies in der Praxis
funktioniert wird folgend beispielhaft gezeigt.
103
6.2.1 Textfeld-Beispiel (Textbox)
104
6.2.2 Optionsfeld-Beispiel (Radiobutton)
105
6.2.3 Markierfeld (Checkbox)
106
6.2.4 Listenfeld (Listbox)
107
6.2.5 Kombinationsfeld (Combobox)
6.3 Signatur erstellen
Im Acrobat Reader können Sie eine Signatur erstellen. Informationen dazu finden
Sie unter https://helpx.adobe.com/sign/using/create-electronic-signature.
html/. Nachdem Sie mithilfe von Acrobat eine Signatur erstellt haben, können
Sie diese Signatur als .pfx-Datei unter dem Pfad %appdata%\Adobe\Acrobat\DC\
Security finden. Diese .pfx-Datei kann dann in BulkPDF verwendet werden. (Beachten
Sie dabei die Passworteingabe.)
6.4 Datumsformatierung
Zur Datumsformatierung wird ein Formatierungs-String verwendet. Dieser String
besteht aus ein paar Zeichen, die das Format definieren. So ist das Format dd.mm.yyyy
ein gültiges Datumsformat, welches beispielsweise den Tag, den Monat und das
Jahr ausgibt (Beispiel: 25.11.2021).
Siehe dazu die folgende Tabelle aus der Microsoft .NET Dokumentation[2]:
Format specifier Description Examples
"d"
The day of the month, from 1 through 31.
More information: The "d" Custom Format Specifier.
2009-06-01T13:45:30 ->1
2009-06-15T13:45:30 ->15
"dd"
The day of the month, from 01 through 31.
More information: The "dd" Custom Format Specifier.
2009-06-01T13:45:30 ->01
2009-06-15T13:45:30 ->15
"ddd"
The abbreviated name of the day of the week.
More information: The "ddd" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->Mon (en-US)
2009-06-15T13:45:30 -> (ru-RU)
2009-06-15T13:45:30 ->lun. (fr-FR)
"dddd"
The full name of the day of the week.
More information: The "dddd" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->Monday (en-US)
2009-06-15T13:45:30 -> (ru-RU)
2009-06-15T13:45:30 ->lundi (fr-FR)
"f"
The tenths of a second in a date and time value.
More information: The "f" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6170000 ->6
2009-06-15T13:45:30.05 ->0
108
"ff"
The hundredths of a second in a date and time value.
More information: The "ff" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6170000 ->61
2009-06-15T13:45:30.0050000 ->00
"fff"
The milliseconds in a date and time value.
More information: The "fff" Custom Format Specifier.
6/15/2009 13:45:30.617 ->617
6/15/2009 13:45:30.0005 ->000
"ffff"
The ten thousandths of a second in a date and time value.
More information: The "ffff" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6175000 ->6175
2009-06-15T13:45:30.0000500 ->0000
"fffff"
The hundred thousandths of a second in a date and time value.
More information: The "fffff" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6175400 ->61754
6/15/2009 13:45:30.000005 ->00000
"ffffff"
The millionths of a second in a date and time value.
More information: The "ffffff" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6175420 ->617542
2009-06-15T13:45:30.0000005 ->000000
"fffffff"
The ten millionths of a second in a date and time value.
More information: The "fffffff" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6175425 ->6175425
2009-06-15T13:45:30.0001150 ->0001150
"F"
If non-zero, the tenths of a second in a date and time value.
More information: The "F" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6170000 ->6
2009-06-15T13:45:30.0500000 ->(no output)
"FF"
If non-zero, the hundredths of a second in a date and time value.
More information: The "FF" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6170000 ->61
2009-06-15T13:45:30.0050000 ->(no output)
"FFF"
If non-zero, the milliseconds in a date and time value.
More information: The "FFF" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6170000 ->617
2009-06-15T13:45:30.0005000 ->(no output)
"FFFF"
If non-zero, the ten thousandths of a second in a date and time value.
More information: The "FFFF" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.5275000 ->5275
2009-06-15T13:45:30.0000500 ->(no output)
"FFFFF"
If non-zero, the hundred thousandths of a second in a date and time value.
More information: The "FFFFF" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6175400 ->61754
2009-06-15T13:45:30.0000050 ->(no output)
"FFFFFF"
If non-zero, the millionths of a second in a date and time value.
More information: The "FFFFFF" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6175420 ->617542
2009-06-15T13:45:30.0000005 ->(no output)
"FFFFFFF"
If non-zero, the ten millionths of a second in a date and time value.
More information: The "FFFFFFF" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6175425 ->6175425
2009-06-15T13:45:30.0001150 ->000115
"g", "gg"
The period or era.
More information: The "g" or "gg" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30.6170000 ->A.D.
"h"
The hour, using a 12-hour clock from 1 to 12.
More information: The "h" Custom Format Specifier.
2009-06-15T01:45:30 ->1
2009-06-15T13:45:30 ->1
"hh"
The hour, using a 12-hour clock from 01 to 12.
More information: The "hh" Custom Format Specifier.
2009-06-15T01:45:30 ->01
2009-06-15T13:45:30 ->01
"H"
The hour, using a 24-hour clock from 0 to 23.
More information: The "H" Custom Format Specifier.
2009-06-15T01:45:30 ->1
2009-06-15T13:45:30 ->13
"HH"
The hour, using a 24-hour clock from 00 to 23.
More information: The "HH" Custom Format Specifier.
2009-06-15T01:45:30 ->01
2009-06-15T13:45:30 ->13
"K"
Time zone information.
More information: The "K" Custom Format Specifier.
With DateTime values:
2009-06-15T13:45:30, Kind Unspecified ->
2009-06-15T13:45:30, Kind Utc ->Z
2009-06-15T13:45:30, Kind Local ->-07:00 (depends on local computer settings)
With DateTimeOffset values:
2009-06-15T01:45:30-07:00 –>-07:00
2009-06-15T08:45:30+00:00 –>+00:00
"m"
The minute, from 0 through 59.
More information: The "m" Custom Format Specifier.
2009-06-15T01:09:30 ->9
2009-06-15T13:29:30 ->29
"mm"
The minute, from 00 through 59.
More information: The "mm" Custom Format Specifier.
2009-06-15T01:09:30 ->09
2009-06-15T01:45:30 ->45
"M"
The month, from 1 through 12.
More information: The "M" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->6
"MM"
The month, from 01 through 12.
More information: The "MM" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->06
109
"MMM"
The abbreviated name of the month.
More information: The "MMM" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->Jun (en-US)
2009-06-15T13:45:30 ->juin (fr-FR)
2009-06-15T13:45:30 ->Jun (zu-ZA)
"MMMM"
The full name of the month.
More information: The "MMMM" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->June (en-US)
2009-06-15T13:45:30 ->juni (da-DK)
2009-06-15T13:45:30 ->uJuni (zu-ZA)
"s"
The second, from 0 through 59.
More information: The "s" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:09 ->9
"ss"
The second, from 00 through 59.
More information: The "ss" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:09 ->09
"t"
The first character of the AM/PM designator.
More information: The "t" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->P (en-US)
2009-06-15T13:45:30 -> (ja-JP)
2009-06-15T13:45:30 ->(fr-FR)
"tt"
The AM/PM designator.
More information: The "tt" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->PM (en-US)
2009-06-15T13:45:30 -> (ja-JP)
2009-06-15T13:45:30 ->(fr-FR)
"y"
The year, from 0 to 99.
More information: The "y" Custom Format Specifier.
0001-01-01T00:00:00 ->1
0900-01-01T00:00:00 ->0
1900-01-01T00:00:00 ->0
2009-06-15T13:45:30 ->9
2019-06-15T13:45:30 ->19
"yy"
The year, from 00 to 99.
More information: The "yy" Custom Format Specifier.
0001-01-01T00:00:00 ->01
0900-01-01T00:00:00 ->00
1900-01-01T00:00:00 ->00
2019-06-15T13:45:30 ->19
"yyy"
The year, with a minimum of three digits.
More information: The "yyy" Custom Format Specifier.
0001-01-01T00:00:00 ->001
0900-01-01T00:00:00 ->900
1900-01-01T00:00:00 ->1900
2009-06-15T13:45:30 ->2009
"yyyy"
The year as a four-digit number.
More information: The "yyyy" Custom Format Specifier.
0001-01-01T00:00:00 ->0001
0900-01-01T00:00:00 ->0900
1900-01-01T00:00:00 ->1900
2009-06-15T13:45:30 ->2009
"yyyyy"
The year as a five-digit number.
More information: The "yyyyy" Custom Format Specifier.
0001-01-01T00:00:00 ->00001
2009-06-15T13:45:30 ->02009
"z"
Hours offset from UTC, with no leading zeros.
More information: The "z" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30-07:00 ->-7
"zz"
Hours offset from UTC, with a leading zero for a single-digit value.
More information: The "zz" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30-07:00 ->-07
"zzz"
Hours and minutes offset from UTC.
More information: The "zzz" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30-07:00 ->-07:00
":"
The time separator.
More information: The ":" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->: (en-US)
2009-06-15T13:45:30 ->. (it-IT)
2009-06-15T13:45:30 ->: (ja-JP)
"/"
The date separator.
More Information: The "/" Custom Format Specifier.
2009-06-15T13:45:30 ->/ (en-US)
2009-06-15T13:45:30 ->- (ar-DZ)
2009-06-15T13:45:30 ->. (tr-TR)
110
"string"
’string’
Literal string delimiter.
More information: Character literals.
2009-06-15T13:45:30 ("arr:" h:m t) ->arr: 1:45 P
2009-06-15T13:45:30 (’arr:’ h:m t) ->arr: 1:45 P
%
Defines the following character as a custom format specifier.
More information:Using Single Custom Format Specifiers.
2009-06-15T13:45:30 (%h) ->1
\
The escape character.
More information: Character literals and Using the Escape Character.
2009-06-15T13:45:30 (h \h) ->1 h
Any other character
The character is copied to the result string unchanged.
More information: Character literals.
2009-06-15T01:45:30 (arr hh:mm t) ->arr 01:45 A
6.5 Connection-String
Beispiele für gültige Connection-String wären für eine Verbindung mit Benutzer-
name und Passwort diese
1Server=myServer;Database=myDataBase;User Id=myUser;Password=myPassword;
und für eine „Trusted Connection” mittels Active-Directory-Anmeldung folgende:
1Server=myServer;Database=myDataBase;Trusted_Connection=True;
Für weitere Beispiele schauen Sie bitte einmal auf folgende Webseite https://
www.connectionstrings.com/sql-server/.
6.6 Gleichzeitiges ausdrucken Dokumente
Wenn alle erstellten Dokumente gleich physisch gedruckt werden sollen, kann auf
der letzten Programmseite die Schaltfläche „Alle Dokumente zusammenführen und
Standard-PDF-Viewer öffnen (Z.B. für Massendruck)” genutzt werden. Diese er-
stellt nach einer weiteren Bestätigung alle Dokumente neu und fügt diese zu einem
Gesamt-PDF-Dokument zusammen. Das erstellte Dokument wird folgend im Standard-
PDF-Anzeigeprogramm geöffnet und kann von dort aus sofort gedruckt werden.
Dort kann auch über die Druckoptionen die Seiten eingestellt werden, welche nicht
gedruckt werden sollten.
111
7
Häufig gestellte Fragen
(FAQ)
7.1 Was hat BulkPDF Business für Systemanforderungen?
Kompatibel mit Windows 7, Windows 8, Windows 10 und Windows 11. Es werden
ca. 500 MB Speicherplatz zur Installation benötigt. Das Programm benötigt einma-
lig eine Internetverbindung für die Lizenzaktivierung.
7.2 BulkPDF lässt sich nicht installieren. [Windows SmartScreen]
Erscheint bei einem Doppelklick auf die heruntergeladene Installationsdatei eine
Meldung, wie „Der Computer wurde durch Windows geschützt” oder „Von Win-
dows Smartscreen wurde der Start einer unbekannten App verhindert”, muss zur
Installation auf den Text „Weitere Informationen” innerhalb des Fensters geklickt
werden und dann auf „Trotzdem ausführen”.
Eine solche Meldung wird von Microsoft angezeigt, wenn ein ausführbares Pro-
gramm relativ neu erstellt wurde und Microsoft noch nicht bekannt ist. Microsoft
wird automatisch im Hintergrund die exe-Datei hochladen, analysieren und erst
diese Meldung bei anderen nicht mehr anzeigen, wenn das Programm in der Ver-
sion schon bereits einige Zeit auf vielen Rechner verwendet wurde. Daher kann das
Problem leider bei jeder neuen Version des Programms erneut auftreten.
112
7.3 Werden meine Dateien bzw. Daten hochgeladen oder verlassen
in irgendeiner Weise meinen Computer?
Nein! Ihre Daten verbleiben auf Ihrem Rechner alleine. BulkPDF lädt keine Ihrer
Daten zu irgendeinem Server hoch. Das Programm baut nur in wenigen Fällen
überhaupt eine Verbindung zu den BulkPDF Servern auf. Diese Fälle umfassen die
einmalig notwendige Lizenzaktivierung, die Suche nach Programmupdates sowie
die Prüfung, ob eine Lizenz derzeit auf mehren Rechner gleichzeitig genutzt wird.
7.4 Gibt es das Programm für Mac OS?
Nein, aber mit „Parallels Dekstop for Mac” können Sie das Programm auf Ihrem
Mac laufen lassen. (Siehe https://www.parallels.com/)
7.5 Von wie vielen Benutzern darf eine Lizenz gleichzeitig verwen-
det werden?
Dies ist abhängig von dem gewählten Angebot. Einzel-Lizenzen dürfen nur von
einem Benutzer gleichzeitig verwendet werden, währenddessen bspw. eine Terminal-
Server-Lizenz, je nach Angebot, von mehreren Benutzern gleichzeitig verwendet
werden darf.
7.6 Auf wie vielen Computern kann eine Lizenz genutzt werden?
Eine Lizenz kann auf mehreren Computern installiert werden, aber nur von einem
dieser Computer gleichzeitig genutzt werden. Beim Start der Applikation sowie
zwischendurch bei der Benutzung wird geprüft, ob die Lizenz bereits auf mehr
als einem Computer verwendet wird. Ist dies der Fall, wird das Programm in den
Demo-Modus zurückgeworfen, bis der Computer wieder der einzige ist, der die
Software-Lizenz verwendet. Bis dahin geht kein Fortschritt verloren und das Pro-
gramm schließt sich nicht automatisch oder dergleichen. Der einzige Unterschied
ist, dass wieder ein Wasserzeichen auf den erstellen PDF-Dokumenten erscheint
sowie die Anzahl an gleichzeitig erstellbaren PDF-Dokumenten wieder limitiert ist.
7.7 Ich bekomme folgende Meldung „Der Lizenzschlüssel wird derzeit
bereits von mehreren Geräten verwendet”. Was bedeutet das?
Das bedeutet, dass die Lizenz derzeit auf mehreren Computer in den letzten 15
Minuten verwendet wurde und nicht auf noch einem weiteren Rechner gleichzeitig
genutzt werden darf. Sofern Sie die Lizenz auf mehreren Rechnern in den letzten 15
113
Minuten gleichzeitig genutzt haben und dort das Programm nun wieder geschlossen
wurde, wird spätestens nach 15 Minuten die Ausführung von BulkPDF Business
wieder auf dem jetzigen Computer möglich sein. Sofern dies nicht der Fall ist und
Ihnen kein weiterer Computer bekannt ist, auf dem das Programm derzeit läuft,
kann ein Lizenzcode-Diebstahl nicht ausgeschlossen werden. In diesem Fall kon-
taktieren Sie bitte den Support, damit wir zusammen eine Lösung finden, wie Sie
wieder arbeiten können.
7.8 In der PDF-Vorschau werden die Formular-Felder nicht an der
richtigen Position bzw. verschoben angezeigt
In diesem Fall nutzen Sie bitte die Schaltfläche „Im System PDF-Viewer öffnen” und
prüfen, ob das Dokument dort richtig angezeigt wird. In seltenen Fällen kann es
vorkommen, dass die Vorschau die PDF-Dateien anders zur Anzeige verarbeitet als
zum Beispiel Acrobat Reader oder Ihr Webbrowser.
7.9 Es werden keine PDF-Formular-Felder in BulkPDF Business
angezeigt
BulkPDF benötigt PDF-Formular-Elemente in dem PDF-Dokument. Wenn nun
beispielsweise ein PDF-Dokument gedruckt wird und wieder eingescannt wird, han-
delt es sich nicht mehr um ein PDF-Formular-Dokument. Das PDF-Dokument
ist dann schlicht nur noch ein mehrseitiges Bild, ohne die technischen Hinter-
grunddaten die PDF-Formular-Dokumente enthalten. Ohne diese Hintergrund-
daten kann BulkPDF Business die Felder nicht mehr ausfüllen.
Lösung 1 Sie können das Bild mit einem BulkPDF Business Spezialfeld überlagern.
So können Sie beispielsweise ein Textfeld, eine CheckBox oder einen RadioButton
als Spezialfeld über das Bild legen und das Spezialfeld dann mit Ihrer Datenquelle
ausfüllen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt 1.5.4.
Lösung 2 Sie können mittels geeigneter Software neue PDF-Formular-Elemente
erstellen und über die bildlich dargestellten Felder legen. Diese findet dann BulkPDF
Business und erlaubt wieder eine automatische Ausfüllung der Felder.
7.10 Unicode Zeichen in Acrobat Reader werden nicht richtig dargestellt
(Chinesisch, Kyrillisch, Arabisch, etc)
Zur korrekten Darstellung von Unicode-Zeichen in Acrobat Reader wird ein zusät-
zliches Font-Paket benötigt.
114
Für 32 Bit Installationen ist das Font-Paket unter https://helpx.adobe.com/acrobat/
kb/windows-font-packs-32-bit-reader.html zu finden.
Für 64 Bit Installationen steht das Font-Paket unter https://helpx.adobe.com/
acrobat/kb/font-pack-spelling-dictionary-64-bit-windows.html bereit zum
download.
7.11 Windows öffnet immer das falsche PDF-Anzeigeprogramm
oder den Webbrowser (Chrome, Edge) zum Anzeigen von PDF-
Dateien
Falls beispielsweise stets der Edge-Browser oder ein anderes ungeschwünschtes
Programm sich beim Doppelklick auf einer PDF-Datei öffnet, ist das Standard-PDF-
Anzeigeprogramm falsch eingestellt. Dies lässt sich ändern, in dem man auf einer
PDF-Datei einen Rechtsklick anwendet und im erscheinenden Menü auf „Eigen-
schaften” klickt. In dem dann geöffneten Fenster kann man unter dem Punkt „Öff-
nen mit:” auf dem Knopf „Ändern” das Menü öffnen zur Einstellung des Standard-
PDF-Anzeigeprogramms. Dort wählen Sie dann im wahrscheinlichsten Falle das
„Adobe Acrobat” Programm aus, sofern Sie dieses installiert haben.
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7.12 System.InvalidCastException: Could not convert data to boolean
Dieser Fehler tritt auf, wenn versucht wird einen nicht booleschen Wert (Ja oder
Nein) in eine „Checkbox” zu schreiben. Bitte lesen Sie sich für akzeptierte Werte
Kapitel 1.4.2 noch einmal durch.
7.13 System.IndexOutOfRangeException: "Nur X Optionsfelder in
der Gruppe gefunden. Ausgewählter Index war Y."
Dieser Fehler tritt auf, wenn ein höhere Zahl bei „Radio Buttons” verwendet wird als
es insgesamt gibt. Beispielsweise tritt der Fehler auf, wenn nur 3 ,Radito Buttons”
in der ..Radio Button”-Gruppe existiert und man probiert eine 4 in das Feld rein
zuschreiben. 1 bis 3 wären gültige Werte gewesen, da für diesen Index ein „Radio
Button” existiert. Für 4 wiederum existiert kein „Radio button”, weshalb der Fehler
angezeigt wird.
7.14 System.InvalidOperationException: The ’Microsoft.ACE.OLEDB.12.0’
provider is not registered on the local machine.
Dieser Fehler tritt auf, wenn die Microsoft Access Database Engine 2010 Redis-
tributable 64 Bit Version nicht auf dem Rechner installiert ist. Dieses kann von Mi-
crosoft heruntergeladen werden: http://www.microsoft.com/en-us/download/
details.aspx?id=13255
7.15 Es werden keine Daten in der Excel-Datei erkannt.
In diesem Fall wird die notwendige Struktur der Daten wahrscheinlich nicht einge-
halten, in dem bspw. eine leere Spalte oder eine leere Zeile am Anfang der Tabelle
steht. Eine Spalte wird auch als leer angesehen, wenn in der ersten Zeile kein Spal-
tenname als Text angegeben wurde. Bitte schauen Sie sich dazu nochmal das Beispiel
im Abschnitt 1.3.2 an.
7.16 Das Datums-Feld wird zusätzlich mit 00:00:00 angegeben. Wie
kann das entfernt werden?
Um die Uhrzeitangabe vom Datum zu entfernen, muss auf dem Feld die Uhrzeit-
/Datums-Formatierung aktiviert werden und ein entsprechende Formatierungsze-
ichenkette eingefügt werden (siehe dazu Abschnitt 6.4). Beispielsweise ergibt die
Formatierungszeichenkette „dd.MM.yyyy” (Groß- und Kleinschreibung beachten)
bspw. „16.06.2022”. Die Formatierungszeichenkette „MM-dd-yyyy” ergibt bspw.
116
„06-16-2022” und „dd\/MM\/yyyy” bspw. „16/06/2022”. Siehe für mehr Informa-
tionen den Abschnitt 3.3.8.
7.17 Ich habe meine Datenquellendateien (Excel, CSV, usw.) oder
meine PDF-Datei verschoben. Funktionieren noch meine BulkPDF-
Business-Konfigurationsdatei?
Ja, aber erst nachdem diese wieder einen gültigen Dateipfad zu der Datenquelle
oder PDF-Datei enthält. Beim öffnen der Konfigurationsdatei wird BulkPDF Busi-
ness anmerken, dass die Datei nicht gefunden wurde und ermöglicht es einen neuen
Dateipfad für die Datei auszuwählen. Danach lädt die Konfiguration wieder ganz
normal.
7.18 Bei dem Aufruf der Konsolenanwendung über ein Batch-Skript
werden Zeichen, wie bspw, deutsche Umlaute, nicht korrekt
übertragen
In diesem Fall ist es notwendig in dem Batch-Skript die „Code Page” zu definieren.
Für deutsche Umlaute, ginge das bspw. mit dem Befehl "chcp 1252" der am Anfang
des Skript stehen sollte. Für mehr Informationen zu „Code Page” siehe https://
ss64.com/nt/chcp.html.
7.19 Kombinationen von mehreren Spalten für ein Feld
In BulkPDF Business ist es nicht möglich, direkt eine Funktion zur Zusammen-
führung von Datenfeldern zu nutzen. Allerdings können Sie Excel-Funktionen in
Ihrer XLSX-Datei nutzen. Für die Zusammenführung von Daten können Sie beispiel-
sweise die Excel-Funktion CONCAT verwenden, welche mehrere Zellen zu einer
einzigen Zelle zusammenführt. Es ist jedoch zu beachten, dass der Funktionsname
je nach System unterschiedlich sein kann. Nachdem Sie die gewünschten Daten in
einer neuen Spalte kombiniert haben, kann diese in BulkPDF Business als Quelle
für ein PDF-Formularfeld dienen.
7.20 „Checkbox” oder „Radio button” sollten laut Daten und Pre-
view in dem XFA PDF angewählt sein, sind es aber in Acrobat
Reader
Das hängt mit der begrenzten Kompatibilität zu XFA zusammen. Es besteht aber
die Möglichkeit, die Elemente durch Anwendung des "Schreibschutzes" für alle
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anderen PDF-Anzeigeprogramme kompatibel zu machen. Nach dieser Anpassung
sind die Elemente korrekt ausgewählt, können jedoch nicht mehr geändert wer-
den. Aktuell kennen wir keine Methode, um diese XFA Elemente vorab auf einen
bestimmten Wert festzulegen, wenn es sich um ein XFA-Dokument handelt.
7.21 Wie kann ich das Zahlenformat in meinem generierten PDF
korrigieren? Es hält nicht das in der Tabelle eingestellte For-
mat bei. Wie kann man bspw. Zahlen mit zwei Dezimalstellen
und einem EUR-Symbol am Ende anzuzeigen?
Excel speichert Zahlen als reine Werte, wobei zusätzliche Details wie das Euroze-
ichen als Metadaten betrachtet werden. Eine Möglichkeit, Ihr gewünschtes Format
in BulkPDF Business zu erreichen, besteht darin, Ihre Zahl in ein Textfeld umzuwan-
deln. Dies kann mit der Excel-Funktion =TEXT(A1;"#.##0,00 ") erreicht werden
Für mehr Informationen zum Excel-Funktion und Formatoption, siehe https://
support.microsoft.com/en-gb/office/text-function-20d5ac4d-7b94-49fd-bb38-93d29371225c.
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8
Referenzen
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References
[1] BulkPDF Webseite
https://bulkpdf.de/
[2] .NET Datumsformatierung
https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/
custom-date-and-time-format-strings
[3] How To Create Fillable PDF Forms With LibreOffice Writer
https://www.linuxuprising.com/2019/02/how-to-create-fillable-pdf-forms-with.
html
[4] The original online Free PDF editor & form filler.
https://www.pdfescape.com/
[5] JavaScript Object Notation
https://en.wikipedia.org/wiki/JSON
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